Collega’s beoordelen je inschrijving? Willekeur ligt op de loer.

De aanbesteding via een dynamisch aankoopsysteem (DAS) voor de inhuur van een subsidieadviseur bij de provincie Gelderland moet van de rechter deels over. De beoordeling van de inschrijvingen verliep niet zoals in de aanbestedingsstukken was opgenomen. Een vrouw die de voorafgaande periode bij de provincie als subsidieadviseur had gewerkt, zag zich in de interviewronde geconfronteerd met haar oude collega’s. Die beoordeelden nu als leden van de beoordelingscommissie haar inschrijving.

De vrouw kreeg de opdracht niet en stapte naar de rechter. Volgens haar ging het interview niet over de door de provincie gevraagde competenties. De commissieleden vroegen haar vooral naar veranderingen in de organisatiestructuur van de provincie en haar rol in de door de provincie opgestarte kwaliteitsgroep. Van een objectieve en transparante vergelijking met andere kandidaten was daardoor geen sprake meer, vond ze. De rechter was het met haar eens. Die oordeelde dat de provincie onvoldoende maatregelen had genomen om willekeur en favoritisme uit te bannen.

De provincie moet de voorlopige gunningsbeslissing intrekken en een nieuwe beoordelingscommissie samenstellen. Daarin mag de beoordelingscommissie slechts één directe collega van de eiser opnemen. Alleen dan wordt volgens de rechter voorkomen dat eventuele voorkennis een doorslaggevende rol speelt bij de beoordeling van de inschrijving van eiser.

Het vonnis laat zien dat de samenstelling van een beoordelingscommissie voor een aanbesteding zorgvuldig moet gebeuren. Ze moet in lijn zijn met de gebruikelijke praktijk in Europese aanbestedingen. Omdat de beginselen van aanbestedingsrecht ook van toepassing zijn op meervoudig onderhandse aanbestedingen en een DAS, is hierin dezelfde zorgvuldigheid belangrijk. 

Als inkoper is het belangrijk leden van de beoordelingscommissie vooraf goed te instrueren hoe zij een inschrijving moeten beoordelen. Wij gebruiken hiervoor ook in meervoudig onderhandse trajecten en DAS uitvragen een heldere instructie door middel van een beoordelingsprotocol. Daarmee geven we de leden van de beoordelingscommissie ook houvast bij de beoordeling van inschrijvingen.