Wat te doen met schrijflustige leveranciers?

Bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten komt altijd de onvermijdelijke vraag voorbij: hoeveel documenten mag een leverancier bij zijn inschrijving indienen? En, vooral, wat moet er gebeuren als de inschrijver het voorgeschreven aantal overschrijdt? De gedachte hierachter is tweeledig. Ten eerste wil je voorkomen dat het beoordelingsteam buitensporig veel leeswerk voorgeschoteld krijgt. Ten tweede dwingt het de leverancier alleen dat op te schrijven wat relevant is voor het gunningscriterium of de eis.

Uitsluiting

De Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) oordeelde onlangs in een advies dat een aanbestedende dienst een inschrijver die te veel A4 tekst had ingediend niet had moeten uitsluiten. Het advies ging over een meervoudig onderhandse aanbesteding voor diensten voor de digitale ontsluiting van Bouw- en Hinderwetvergunningen voor medewerkers en inwoners van de aanbestedende dienst.

Transparantiebeginsel

De aanbestedende dienst stelde de eis dat het in te dienen plan van aanpak niet meer dan 10 pagina’s A4 mocht bevatten. Dat aantal bleef ook na de Nota van Inlichtingen staan. De klagende partij had een plan van aanpak van 11 pagina’s A4 ingediend en werd om die reden uitgesloten van de aanbesteding. Volgens de klager was de eis in strijd met het transparantiebeginsel.

Te zware sanctie

De CvAE is het eens met de klager. Volgens de CvAE had de aanbestedende dienst moeten aangeven wat het lettertype, de lettergrootte en de marges waren voor het plan van aanpak. Uitsluiting van de aanbesteding vindt de Commissie daarom een te zware sanctie.

Middel moet geen doel worden

Wij zijn het eens met de strekking van het advies. Aanbesteden is geen juridisch proces, maar onderdeel van het gehele inkoopproces. Uiteraard mogen er grenzen gesteld worden aan de schrijflustige leverancier, maar dat moet niet ten koste gaan van waar je als inkoper mee bezig bent: het vinden van de beste leverancier voor het uitvoeren van de opdracht. Ons advies is daarom je gezonde verstand te gebruiken en de volgende zinsnede toe te voegen in het aanbestedingsdocument: “Uw beschrijving is maximaal [X] pagina’s, met vergelijkbare lettertype/grootte als dit document. Wanneer Inschrijver meer dan het gevraagde aantal A4 overlegt, wordt uitsluitend de eerste [X] pagina's A4 beoordeeld.