SEM is unieke gelegenheid voor inkoop en verkoop belangeloos met elkaar in gesprek te gaan

De Shared Expertise Meetings (SEM) die Cinfield en Tender People organiseren, winnen steeds meer aan naamsbekendheid. Inmiddels staat alweer de zevende SEM voor de deur. Op 13 november gaan inkoop en verkoop met elkaar in gesprek over de zin en onzin van EMVI. “Een unieke kans om belangeloos met elkaar in dialoog te gaan, elkaar te leren kennen en structurele verbeteringen te bespreken”, zeggen Rick Uringa en Ludo Huisman.

De SEM is de enige bijeenkomst waarop inkoop én verkoop elkaar ontmoeten en elkaar spreken zonder dat er directe belangen bij betrokken zijn. Daarmee doorbreken de SEM’s de terughoudendheid bij beide partijen om elkaar te leren kennen en elkaar te versterken.

“Dat is ook precies het doel”, zegt Ludo Huisman van Tender People. “De SEM is er om inkoop en verkoop te verbinden, zodat ze het gesprek aangaan, begrip krijgen voor elkaar en van elkaar leren.”

“Het zijn twee gescheiden werelden, met een glazen wand ertussen”, vult Rick Uringa aan. De directeur van Cinfield ziet het inkoopproces soms tot doel verheven. “Daardoor blijft het echte doel buiten schot. Een inkoper moet de doelstellingen van zijn opdrachtgever centraal zetten. Dat is vaak al lastig genoeg, want wat zijn nu precies die doelstellingen. Als die niet helder zijn, ontstaat het risico dat de focus verschuift naar het ‘hoe’ van inkopen. De gemiddelde verkoper wordt ondertussen onderhandelingsgericht opgeleid. Met het gevolg dat inkoop en verkoop op verschillende golflengtes zitten.”

Huisman beaamt dat. “Bij een onderhandelingsgerichte aanpak kijk je naar andere belangen. Dat geldt evenzeer voor inkopende partijen. Die moeten een zo hoog mogelijk inkoopresultaat boeken, terwijl ze eigenlijk moeten kijken naar waar ‘the magic happens’. Lange tijd heerste de fabel dat praten met de markt taboe is. Met de marktconsultatie is dat al verbeterd. Het zou mooi zijn als dat verder ontwikkelt richting een focus op welke oplossing nu écht gewenst is.”

Op SEM7 is EMVI gekozen als dagthema. Waarom?

Huisman: “We zien dat inkopers en verkopers worstelen met dit thema. In de praktijk zie je soms dat plichtmatig criteria worden geformuleerd om maar kwaliteitscriteria te stellen, zonder deze te relateren aan heldere doelstellingen of waarde toe te voegen. Er is onvoldoende focus op de doelstellingen van een traject. Er heerst een soort dogma om op kwaliteit te selecteren of je op kwaliteit te onderscheiden. Maar de vraag of die kwaliteit relevant is voor de daadwerkelijke doelen wordt vergeten.”

Uringa: “Dat is ook mijn constatering. EMVI-criteria passen vaak onvoldoende bij de doelstellingen van de opdrachtgever. Maar de procesuitschrijver bepaalt wel de spelregels. Als het doel niet helder is, krijg je onderscheidend vermogen dat niet past bij het doel. Dat leidt tot aannames en oplossingen die alleen op het oog geschikt zijn.”

Huisman: “Een marktconsultatie kan in zo’n situatie uitkomst bieden. Marktpartijen vragen de aanbestedende dienst om te gunnen op kwaliteit., maar als je marktpartijen dan vraagt om hun onderscheidende vermogen blijft het stil. Vaak krijgt een inkoper een onmogelijke opdracht mee. Als je een coalitieakkoord van een gemeente leest, staan daar 52 beleidsdoelstellingen geformuleerd. De opdracht aan de inkoper luidt dan: het moet snel, het moet goedkoper, het moet duurzaam. Daarmee krijg je dan de allround kampioen in plaats van de sprinter die je nodig had. Of, wat je ook vaak ziet, een standaardbestek met standaardvragen, dat de inschrijver beantwoordt met standaardteksten.”

Wat betekent de SEM voor de wisselwerking tussen inkoop en verkoop?

Huisman: “Ik zie de SEM vooral als een spiegel die je wordt voorgehouden. Wat is het effect van je vraag en gedrag op de ander? Hoe kun je dit verbeteren? Als jij het goed doet, volgt de ander vanzelf. Met de sprekers op SEM7 hebben we twee experts in huis die deze spiegel kunnen voorhouden. Namens inkoop spreekt Jeroen Wegkamp, CPO bij de Nederlandse Spoorwegen. De NS is een professionele organisatie die het onderwerp op de kaart heeft staan en een duidelijke inhoudelijke visie heeft ontwikkeld. Ik hoop dat deelnemers daaruit meenemen dat ze goed nadenken over wanneer een vraag waarde toevoegt.”

Uringa: “Alfred de Wit van CSU spreekt vanuit verkoopoogpunt over wat werkt en niet werkt in aanbestedingen. Daar heeft hij een uitgesproken mening over. Hij is een voortrekker van een kennisnetwerk aanbesteden, waarin hij met een aantal marktpartijen ervaringen uitwisselt. Een daarvan is het gebruik van EMVI-criteria. Ik hoop dat mensen uitgedaagd worden te reflecteren op het spel dat ze spelen.”

Waar draagt EMVI volgens jullie aan bij? Welke verbeteringen zie je?

Huisman: “In positieve zin draagt het bij aan het vinden van de beste partij voor de doelstelling, die nadrukkelijk meerwaarde levert in het project. In negatieve zin wint de beste tekstschrijver en moeten alle beoordelaars op een cursus begrijpend lezen.”

Uringal: “Eens.”

Huisman: “Inmiddels benoemt iedereen de gevraagde elementen. Maar is daarmee de meerwaarde aangetoond voor de opdrachtgever?. Daar komt bij dat we marktpartijen regelmatig beloftes zien maken. Ze beloven gouden bergen. Vaak horen we marktpartijen toegeven dat dit irrieel is. Ze beloven het vanuit de gedachten “de opdrachtgever controleert toch niet.”

Uringa: “Verificatie van inschrijvingen zie ik inderdaad zelden. Het zou best aardig zijn als een onafhankelijke organisatie zes maanden na een gegunde opdracht toetst of de beloftes van de winnende inschrijving zijn gerealiseerd.”

Huisman: “Het heeft ook vaak te maken met het feit dat de budgethouder, die verantwoordelijk is voor het contractmanagement, EMVI-criteria als een verplicht nummertje ervaart en er dus daarna ook geen belang aan hecht. Hoezo social return controleren? Het was een criterium, maar geen belang.”

Resulteert EMVI altijd in de juiste keuze voor een leverancier?

Huisman: “Nee, dat komt doordat veel EMVI-criteria niet direct relateren aan de doelstelling voor de eindgebruiker. Ik zie wel een positieve trend ten opzichte van 15 jaar gelden. Toen had je vaak 25 criteria, nu, in goede voorbeelden, nog maar 5. Maar je kunt je afvragen of je niet naar 1 hoofdcriterium en daaraan afgeleide subcriteria moet. Dat brengt meer focus op het doel. Een diversiteit aan criteria leidt tot die allround kampioen. Ondertussen is er in de echte wereld maar één de beste sprinter, terwijl verkopers allemaal pretenderen Usain Bolt te zijn.”

Uringa: “Beoordeel Bolt dus niet zijn trainingsschema, op zijn plan van aanpak, maar op zaken die echt relevant zijn. Is je doel de marathon of de 100 meter?”

Huisman: “Zoek naar bewijs of de partij de opdracht snapt.”

Uringa: “Die worsteling zie je ook bij de inschrijvende partij. De grap is dat ze vaak hun core business niet omzetten in aantoonbare meerwaarde. Een expert moet doen wat hij goed kan, maar ook aantonen dat hij dat goed doet. Kortom, inkopers moeten leren doelstellingen te formuleren, inschrijvers moeten aantonen dat zij de beste partij zijn om die te realiseren.”

Huisman: “En dat leer je door naar de SEM te komen.”

Uringa: “Het zou mooi zijn als deelnemers weggaan met inzichten om in de praktijk de dialoog aan te gaan en EMVI-criteria zinvol toe te passen.”