Concurrentiegerichte dialoog: nuttig instrument bij IT-inkoop

Producten en diensten in de IT zijn continu in ontwikkeling. Bovendien vraagt de inpassing van een standaardoplossing vaak klantspecifieke aanpassingen in bijvoorbeeld de koppeling met bestaande systemen. Kortom, iedere IT-aanbesteding vraagt maatwerk. Dit maakt het aanbesteden van een IT-product of -dienst een complexe uitdaging. Het gaat namelijk om technisch ingewikkelde projecten, die veel van een organisatie vragen. Des te belangrijker dus om een passende aanbestedingsprocedure te gebruiken die tot het beste resultaat leidt. De concurrentiegerichte dialoog leent zich hier goed voor.

Collectieve inkoop van IT-producten

Dimpact dacht daar in 2011 ook zo over. Dimpact is een coöperatieve vereniging die in 2006 is opgericht door een aantal gemeenten. Dimpact koopt collectief IT-producten voor deelnemende gemeenten in. Deze producten moeten bijdragen aan versterking van de informatievoorziening van burgers en bedrijven in de gemeenten.

In de loop der jaren ontwikkelde Dimpact een eigen IT-oplossing, Dimpact-suite, om dienstverleningsprocessen van gemeenten verder te professionaliseren. Voor de flexibilisering en ontwikkeling van Dimpact-suite publiceerde Dimpact een Europese aanbesteding tot levering van licenties en de daarbij behorende diensten. Een optie onder die opdracht was het verstrekken van een burgerzakenmodule. Over de opdrachtverlening van de optie werd geklaagd bij de rechter.

Handvatten voor een concurrentiegerichte dialoog

De rechter oordeelde recent dat de klagende ondernemer te laat was met zijn klacht en dat het voor alle betrokken partijen snel duidelijk moest zijn of een overeenkomst na aanbesteding kon worden uitgevoerd. Dat oordeel is naar onze opvatting in lijn met de geldende jurisprudentie en daarom ook geen aanleiding voor dit artikel. De motivering is des te interessanter. De rechter gaf namelijk impliciet handvatten voor het toepassen van de concurrentiegerichte dialoog. De rechter zei daarover het volgende:

  1. De opdracht is gezien de omstandigheden uniek en complex:
    1. De opdracht leent zich ervoor om samen met de inschrijvers nader te specificeren en af te bakenen.
    2. De opdracht is qua omvang, doel en kosten nog onduidelijk.
  2. In een dergelijk geval is het voor de aanbestedende dienst moeilijk om:
    1. Rekening te kunnen houden met alle mogelijke omstandigheden, en;
    2. met onverwachte ontwikkelingen in techniek en hoe men in de loop der tijd denkt over bepaalde technische oplossingen.

In gesprek met de markt over de beste oplossing

Op basis van deze handvatten zijn wij van mening dat veel (complexe) IT-projecten in aanmerking komen voor de aanbesteding via de concurrentiegerichte dialoog. Het voordeel van die procedure is dat je met de markt in gesprek kunt gaan en samen zoekt naar een oplossing die past in uw organisatie. Rijkswaterstaat besloot eerder al de concurrentiegerichte dialoog light als standaardprocedure in te stellen. Wie volgt?