Hoe ziet de gemiddelde dag eruit van een junior inkoopadviseur? Jordi neemt ons mee in zijn werkdag!
Opstarten, plannen en voorbereiden
De ochtend begint met het ordenen van mijn agenda. In ons vak draait alles om vooruitdenken, en een strakke planning is daarbij onmisbaar. Na een kop koffie start ik met het uitwerken van een aanbestedingsstrategie voor een ICT-hardware traject. Dit document vormt de basis van vrijwel elke aanbesteding. Maandag besprak ik mijn conceptversie met het projectteam, vandaag verwerk ik de feedback en duik ik in een aantal inhoudelijke vraagstukken. Over een paar weken moet het stuk naar de directeur van de opdrachtgever, dus ik zorg dat het staat als een huis.
Daarna beantwoord ik samen met het projectteam vragen van marktpartijen over een andere aanbesteding die momenteel online staat. Tijdens een aanbesteding krijgen marktpartijen in bepaalde periodes de kans om vragen te stellen en verbetersuggesties te doen. Bij deze specifieke procedure gaan we ook in gesprek met geïnteresseerde partijen over hun vragen. Goede voorbereiding is dus cruciaal: we formuleren intern alvast heldere antwoorden.
Tussendoor schakelen met de opdrachtgever
Vervolgens belt een projectleider met een vraag en werk ik wat korte mails weg. Voor de lunch kijk ik samen met een collega naar een review die we hebben gekregen op een door ons geschreven document. Rond lunchtijd schuiven we met z’n allen aan tafel – altijd gezellig! Eén keer per week houden we na de lunch een stand-up: een moment om te delen hoe het gaat, waar je mee bezig bent, of gewoon goed nieuws te brengen. En het is vooral ook fijn om iedereen even te spreken.
Verdiepen in een vraagstuk
’s Middags werk ik aan een casus bij een opdrachtgever waar ik 24 uur per week voor werk. Een marktpartij heeft daar een opdracht gewonnen, maar denkt deze toch niet te kunnen uitvoeren. Ik duik in de aanbestedingswet en de relevante documenten, bel met de contactpersoon van de partij en stel een advies op. Dat laat ik toetsen door onze jurist en stuur ik naar het projectteam. Ondertussen verstuur ik ook gunningsberichten voor andere opdrachten: altijd leuk om partijen te laten weten dat ze mogen starten.
Later op de middag heb ik een overleg over een marktconsultatie – een traject vóór de aanbesteding waarin we de markt bevragen om tot een betere uitvraag te komen. Omdat het onderwerp nieuw voor me is, bereid ik me goed voor en zet alvast de juiste documenten klaar. Tijdens het overleg bespreken we belangrijke thema’s en hoe we de markt willen benaderen.
Tijd voor kennisontwikkeling met collega’s
Ik sluit de dag af met een vakgroep overleg. Binnen Tender People werken we in drie vakgroepen: Bouw, ICT en Professional Services. Elk kwartaal komen we per vakgroep samen om actuele thema’s in ons vakgebied te bespreken. Vandaag praten we over digitale soevereiniteit en hoe we dat kunnen meenemen in ons werk. Na een inspirerende sessie is het tijd voor een welverdiende donderdagmiddagborrel met collega’s!