Het Utrechts Archief digitaal toekomstbestendig: aanbesteden in drie percelen

Het Utrechts Archief stond voor de opgave om zijn ICT-infrastructuur te vernieuwen, waarbij het moderniseren, vernieuwen, optimaliseren en toekomstbestendig maken van de infrastructuur centraal stond. Om optimale aansluiting met (on)mogelijkheden in de markt te waarborgen is, naar aanleiding van een marktconsultatie, ingezet op drie percelen: Werkplek & Ondersteuning, Netwerkbeheer en Gegevensopslag & Regie. Het perceel Werkplek & Ondersteuning kreeg daarbij een coördinerende (SPOC-)rol als centraal aanspreekpunt voor de dienstverlening binnen de gehele infrastructuur. De coördinerende rol over de doorontwikkeling van de ICT-infrastructuur als dragend platform voor het ontsluiten van de gegevens van Het Utrechts Archief was bij het perceel Gegevensopslag & Regie belegd.

Tender People heeft Het Utrechts Archief ondersteund bij het uitvoeren van deze aanbesteding, waarbij is gekozen voor een Mededing procedure met onderhandeling. Omdat de drie percelen en de bijbehorende verantwoordelijkheden nauw met elkaar samenhangen, stond samenwerking, heldere verantwoordelijkheidsverdeling, en een duidelijke afbakening van rollen en scope centraal bij deze opdracht. Daarnaast was het onderbrengen van grote hoeveelheden data bij een professionele partij een belangrijk aandachtspunt, zodat nieuwe mogelijkheden ontstaan om meer met deze data te kunnen gaan doen op het gebied van onderzoek en het verder ontsluiten van maatschappelijke waarde.

De geboden ruimte voor dialoog was hierbij essentieel om de vraagstelling en de geboden oplossingen optimaal op elkaar aan te sluiten. Daarbij is de beoordeling ingericht vanuit zowel technische als functionele perspectieven, zodat de gekozen oplossingen niet alleen aansloten bij de ICT-behoefte, maar ook bij de archieffunctie en publieksdienstverlening van Het Utrechts Archief.

Naast het vormgeven van de aanbestedingsstrategie heeft Tender People het volledige aanbestedingsproces begeleid, van een marktconsultatie tot en met de beoordeling van de inschrijvingen. De aanpak heeft geleid tot een breed binnen de organisatie gedragen gunningsbeslissing, een sterke basis voor de toekomstbestendige inrichting van de ICT-infrastructuur en een duurzame samenwerking met strategische partners. Hiermee beschikt Het Utrechts Archief over een stabiele en toekomstbestendige digitale infrastructuur die haar maatschappelijke opdracht optimaal ondersteunt.