Afgelopen maand heeft Staatssecretaris Knops de Tweede Kamer geïnformeerd over de stand van zaken van de Basisregistratie Personen (BRP). In die brief wordt de ontwikkelagenda BRP besproken die vanaf 2021 wordt gehanteerd.
Een terugkeer van een ‘landelijke’ oplossing, die in 2017 in de ijskast werd gezet na een negatief advies van het Bureau ICT-Toetsing, blijft evenwel uit. Dat betekent ook dat er voorlopig geen andere oplossingen verwacht hoeven te worden op het gebied van burgerzakensystemen.
Gelukkig heeft de techniek van de bestaande systemen in de afgelopen jaren niet stilgestaan. Burgerzaken kunnen steeds simpeler en vaak volledig digitaal worden afgehandeld en de ICT-systemen bij gemeenten die dit mogelijk maken zijn voortdurend in ontwikkeling.
Naast de technische ontwikkeling aan de leverancierskant is er bij gemeenten een groeiende behoefte aan regie op kwaliteit en kosten die leveranciers in rekening brengen. Een inkooptraject kan deze doelstellingen goed verwezenlijken, maar die keuze vraagt om een tijdsinvestering van inkoop en draagvlak vanuit de organisatie. Een goede en scherpe specificatie biedt een goed besparingspotentieel en kan gemeenten tijdig laten innoveren.
Beperkte markt
De markt voor burgerzakensystemen wordt gevormd door Centric, PinkRoccade Local Government en Procura. Centric is de grootste marktpartij en heeft naar aantal inwoners een kleine 60% van de markt in handen. Ten opzichte van 2015 is dat een kleine afname. Bij PinkRoccade zien we juist een kleine groei: zij heeft naar inwoners momenteel ruim 36% in handen.
Er is door de bovengenoemde bedrijven de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van de oplossingen voor zowel burgers als ambtenaren. Voorbeelden hiervan zijn een automatiseringsslag op de werkprocessen, maar ook zijn er veel mogelijkheden bijgekomen voor gemeenten om de burger beter te bedienen. Zo zijn er toegenomen mogelijkheden voor het gebruik van risicoprofielen. De burgerzakenspecialisten kunnen daardoor meer aandacht besteden aan mutaties die door het systeem als afwijkend worden aangemerkt.
SaaS en digitaal loket
Het belangrijkste bij aanbesteden is om voorafgaand aan de offerteaanvraag de doelstellingen (en dus de eisen) zo goed mogelijk te specificeren. Wat heeft een specifieke gemeente nodig en welke keuzes horen daarbij?
Software-as-a-Service (SaaS) is een interessante optie en steeds meer gangbaar: je betaalt slechts voor het gebruik en besteedt de beschikbaarheid, schaalbaarheid en beveiliging uit aan de leverancier. Directe controle over gevoelige data ontbreekt echter en er is geen ijzeren wet die bepaalt dat een SaaS-oplossing goedkoper is op de langere termijn. Ook de beschikbaarheid is niet alleen afhankelijk van de SaaS-leverancier.
Daarnaast is het de vraag in welke vorm het digitaal loket wordt geïmplementeerd. Hoewel deze in het verleden wel eens vanuit het zaaksysteem werd gevoed zien we dat mede door technische vooruitgang het gangbaar is geworden het digitaal loket direct aan het burgerzakensysteem te koppelen.
Alle nieuwe ontwikkelingen vragen ook aandacht voor integratie met de overige software in het applicatielandschap van de gemeente en dan vooral hoe die integratie effectief en veilig gerealiseerd kan worden. Aandacht voor security moet daarom zeker ook in het programma van eisen worden meegenomen.
Europees aanbesteden of niet?
Bij het aanschaffen van een burgerzakensysteem loop je door de langdurige overeenkomsten al snel op tegen de aanbestedingsdrempel. Hierdoor is onderhands aanbesteden of stilzwijgend verlengen geen wenselijke en zelfs geen legale optie. Deze drempel geldt echter niet alleen voor een nieuwe verplichting. Ook als de overeenkomst wordt aangepast of er onderdelen aan worden toegevoegd moet er worden aanbesteed. In de praktijk zien we bijvoorbeeld regelmatig een overgang van on-premise naar een SaaS-oplossing of de verlenging van een overeenkomst die geen verlengingsoptie kent. Deze voorbeelden houden wezenlijke wijzigingen in en zijn dus aanbestedingsplichtig.
Een constructie die ook wel wordt toegepast is de inkoop van een burgerzakensysteem via een softwarebroker. Ook VNG Realisatie was voornemens dergelijke brokerdienstverlening aan te bieden aan haar gemeenten, maar na twijfels over de juridische houdbaarheid omtrent het doorleggen van de aanbestedingsplicht werd daarvan afgezien. De vraag is bovendien of je de oplossingsrichting voor zo’n belangrijk onderdeel van je gemeentelijke dienstverlening niet liever in eigen beheer houdt.
Om het burgerzakensysteem in uw gemeente servicegericht te houden en tegelijkertijd een passend en scherp geprijsde overeenkomst af te sluiten is de voorbereiding, timing en draagvlak in de organisatie belangrijk. Het samen afstemmen van wensen en specificaties kost tijd maar kan tot een verfrissend project uitgroeien dat de organisatie verder brengt.
Neem contact met ons op
Bent u benieuwd wat Tender People voor u kan betekenen? Neem contact op met onze specialisten burgerzaken Ludo Huisman of Dennis van Leuverden voor een vrijblijvend gesprek.
