De raamovereenkomst is een vaak gekozen contractvorm in aanbestedingsland. De contractvorm is populair omdat veel overheden het gemak zien van het niet vooraf exact hoeven omschrijven van omvang en productspecificaties. Bovendien erg handig als er ook nog allerlei andere (gerelateerde) opdrachten onder de raamovereenkomst kunnen worden uitgevoerd! De raamovereenkomst heeft namelijk als doel om de voorwaarden (bijvoorbeeld prijs, kwaliteit, levering, kwantiteit) voor de gunning van toekomstige opdrachten vast te leggen tussen één of meerdere aanbesteders en één of meerdere opdrachtnemers voor een periode van in beginsel maximaal vier jaar. Een aanbesteder is niet verplicht het indicatieve volume zoals vermeld in de raamovereenkomst daadwerkelijk af te nemen. Als hij een product of dienst af wil nemen dat binnen de scope van de gesloten raamovereenkomst valt, zal hij dit bij een raamcontractant moeten doen.
Enige onzekerheid met betrekking tot de omvang van de afname kan prima gedekt worden door de raamovereenkomst. Echter, het Europese Hof heeft ruim 1,5 jaar geleden duidelijke randvoorwaarden aan de flexibiliteit van een raamovereenkomst gesteld. In de praktijk zien we hiervan verschillende interpretaties, wat ons aanleiding gaf om dit onderwerp op te nemen in deze nieuwsbrief.
De feiten voor het Europese Hof
ASST del Garda is een lokale onderneming in de sociale en gezondheidssector van Garda in Italië. Deze onderneming had een overeenkomst voor 9 jaar gesloten betreffende een opdracht voor diensten van behandeling, inzameling en verwerking van afval. In de overeenkomst was een clausule opgenomen die uitbreiding van de opdracht onder dezelfde voorwaarden toestond met één of meerdere van de in de clausule genoemde instellingen. De opdrachtnemer was niet verplicht om een dergelijk verzoek tot uitbreiding te aanvaarden.
Eén van de in de clausule genoemde instellingen, ASST Vallecamonica, deed zo’n verzoek tot uitbreiding. Dit was tegen het zere been van de partij die tot dan toe de gebouwen van ASST Vallecamonica had gereinigd en van de Italiaanse mededingingsautoriteit. Door toepassing van de uitbreidingsclausule zou er een opdracht voor diensten gegund worden in strijd met de nationale en Europese mededingingsregels. Uiteindelijk worden er prejudiciële vragen gesteld over deze zaak aan het Europese Hof.
Raamovereenkomsten en transparantie
Volgens het Hof volgt uit de uitleg van verschillende bepalingen uit de Richtlijn Overheidsopdrachten dat de raamovereenkomst van bij het begin de maximale hoeveelheid leveringen of diensten moet vaststellen waarop de volgende opdrachten betrekking kunnen hebben. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel en het beginsel van gelijke behandeling. Daarnaast moeten nadere opdrachten, voortkomend uit de raamovereenkomst, worden gegund overeenkomstig de voorwaarden uit die raamovereenkomst. Dit betekent dat de aanbesteder die vanaf het begin contractpartij is bij de raamovereenkomst de overeenkomst slechts kan sluiten tegen een vooraf bepaalde hoeveelheid. Een verwijzing naar ‘normale behoeften’ volstaat niet, dus de hoeveelheid gewenste prestaties dient gespecificeerd te worden. Deze hoeveelheid kan later niet aangepast worden, ook niet na toevoeging van eventuele potentiële (vooraf gedefinieerde) aanbesteders als medecontractanten. Zodra die hoeveelheid is bereikt, is de overeenkomst “op” en zal er opnieuw moeten worden aanbesteed.
In de praktijk
Dit arrest van het Europese Hof vereist dat de omvang van de afname binnen raamovereenkomsten kwantitatief wordt gelimiteerd. Met een raamovereenkomst is het mogelijk om een kleine marge in te bouwen, mocht de afname onverwacht hoger uitvallen. Vanuit het oogpunt van transparantie zullen aanbesteders wel een realistische waarde van de raamovereenkomst aan potentiële inschrijvers moeten overleggen, dus de eerder genoemde marge kan niet oneindig zijn. Vooraf moet derhalve goed worden nagedacht over de scope en de omvang van de raamovereenkomst.
Of dit deze maximum hoeveelheid alleen van toepassing is op de totale raamovereenkomst of ook betrekking heeft op de verschillende onderdelen (producten/besteksartikelen) van de scope onder de raamovereenkomst wordt in dit arrest in het midden gelaten. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat na het sluiten van een raamovereenkomst dienstverlening groenvoorziening blijkt dat er net iets vaker gras gemaaid moet worden en dat de bomen minder vaak gesnoeid hoeven worden. Kan er dan binnen die overeenkomst met de kwantiteit (frequenties) van de verschillende onderdelen geschoven worden? Naar ons oordeel geldt hier een functionele uitleg en biedt het Pressetext-arrest voldoende handvatten voor wijzigingen van de verschillende onderdelen binnen de raamovereenkomst.
De beperking die het Europese Hof definieerde vergt ook een goede monitoring van de overeenkomst. Er zal tenslotte tijdig moeten worden aanbesteed zodra de maximale omvang van de prestaties onder de overeenkomst is bereikt binnen de overeengekomen looptijd. Aanbesteders die enige tijd dachten wel goed te zitten met de bestaande raamovereenkomsten doen er goed aan een grondige check te doen op de kwantiteit die tot heden gebruikt is om onrechtmatigheid te voorkomen. Een gewaarschuwd aanbesteder telt voor twee. Indien dit vooraf gedefinieerd is in de raamovereenkomst natuurlijk!
