Bij de overgang van IT systeem moet er rekening gehouden worden met migratie-/implementatiekosten. Hoe dit daadwerkelijk op de factuur terugkomt hangt af van het licentiemodel, maar hoe dan ook ga je ze betalen als aanbesteder. Tenzij de zittende leverancier enorme aanpassingen gaat doen aan zijn systeem, heeft deze leverancier het voordeel bij de aanbesteding dat de migratie-/implementatiekosten nihil zijn en hij daarom tegen een gunstiger tarief kan inschrijven. Het systeem is immers eerder al bij de aanbesteder geïmplementeerd. Het is aan de aanbesteder om vooraf na te denken over de wijze waarop het ‘level playing field’ tussen de potentiële inschrijvers, en dus ook eventuele nieuwe leveranciers, zoveel mogelijk geborgd kan worden. Implementatiekosten zijn nu eenmaal onderdeel van de total costs of ownership, dus je ontkomt er niet helemaal aan om ze mee te wegen. Recent lag een dergelijk geval voor bij in advies #682 de Commissie van Aanbestedingsexperts (hierna: CvAE).
Klacht bij de CvAE
De aanbesteder had een openbare procedure gevolgd voor het beheer en de support van een telefonieplatform. Daarbij was het de bedoeling dat de nieuwe leverancier het bestaande platform als het ware zou overnemen. De looptijd van de opdracht kende een initiële termijn van een jaar, waarna de opdracht onbeperkt kon worden verlengd. Aanbesteder gaf daarbij wel aan dat geschatte duur van deze verlenging maximaal één of twee jaar zou zijn, aangezien hij zich aan het beraden was op een nieuwe oplossing voor telefonie. De economisch meest voordelige inschrijving zou bepaald worden door de weging van de prijs (70%) en de kwaliteit (30%).
In de nota van inlichtingen had de aanbesteder aangegeven dat eventuele migratiekosten zouden moeten worden verdisconteerd in de te offreren hostingkosten.
Eén van de inschrijvers klaagde bij de bij de CvAE over het voordeel dat de zittende leverancier had doordat zij die componenten op het prijsblad, gerelateerd aan migratie-/implementatiekosten niet zou hoeven beprijzen. De CvAE staakt uiteindelijk de behandeling van de klacht, aangezien er wijzigingen aan de stukken waren aangebracht, waarvan zij niet op de hoogte was. Daarom kon zij niet beoordelen of met deze wijzigingen het gelijke speelveld inmiddels voldoende geborgd was.
Kort advies
De CvAE geeft toch nog een handvat mee:
De wijze waarop de looptijd van de overeenkomst is omschreven draagt niet bij aan het creëren van een gelijk speelveld. Sterker nog: de looptijd met een initiële termijn van 1 jaar met de optie tot onbeperkte verlenging mét maandelijkse opzegmogelijkheid aan de zijde van de aanbesteder kan het gelijke speelveld negatief beïnvloeden. De opmerking daarbij van aanbesteder in het aanbestedingsdocument dat deze verlengingsperiode maximaal één tot twee jaar zal duren, leidt er mogelijk toe dat niet de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding uit de bus komt. Inschrijvers die wél migratie-/implementatiekosten moeten maken, zullen rekening houden met een afschrijftermijn van maximaal 3 jaar, wat mogelijk leidt tot het offreren van hogere eenmalige kosten.
Migratiekosten onvermijdelijk onderdeel total costs
Het is niet de eerste keer dat het zogenoemde voordeel van de zittende inschrijver aan bod komt. Omdat je in de weging van de prijs de total costs of ownership zoveel mogelijk wil meenemen, lijkt het onmogelijk om de implementatie-/migratiekosten buiten beschouwing te laten. Dit is namelijk meestal een wezenlijk deel van de kosten die een nieuw systeem of applicatie kost.
Een zittende leverancier, die niet overgaat tot het aanbieden van een geheel nieuw IT systeem of een nieuwe applicatie, zal doorgaans weinig implementatie-/migratiekosten hoeven maken. Dat is nu eenmaal een feit. Wat ons betreft kun je als aanbesteder prima maatregelen nemen om het gelijke speelveld te borgen.
Gelijker maken van het speelveld
Wij kunnen ons vinden in het advies van de CvAE dat de looptijd doorslaggevend kan zijn in het gelijker maken van het speelveld. Zoals we eerder schreven is het daarbij van belang om je voorafgaand aan een aanbesteding goed te verdiepen in de toepasselijke kostenmodellen van verschillende potentiële leveranciers. Over hoeveel jaar kunnen die implementatie-/migratiekosten worden ‘uitgesmeerd’? De kans dat een nieuwe leverancier die inschrijving met de beste prijs/kwaliteit verhouding wordt daarmee groter en daar ben je als aanbesteder uiteindelijk naar op zoek Zeker als prijs een dermate groot deel uitmaakt van de uiteindelijk weging.
