De nieuwe voorwaarden voor dienstverlening aan de overheid onder de loep
Sinds maart 2025 zijn ze er: de vernieuwde ARVODI-voorwaarden. Na zeven jaar komt de Rijksoverheid met een aangepaste versie van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het uitvoeren van diensten. De ARVODI 2025 vervangt de versie uit 2018.
Is de nieuwe ARVODI een compleet nieuwe set regels, of gaat het om een actualisering waarbij de bestaande structuur behouden is, maar de bepalingen zijn gemoderniseerd, verduidelijkt en herschreven met oog voor digitale communicatie en actuele wet- en regelgeving? Wij doken erin!
Wat valt op?
Beoordeling en acceptatie verdwijnen
In ARVODI 2018 kende men nog een aparte procedure voor beoordeling en acceptatie van geleverde diensten. Die is in de nieuwe versie verdwenen. In plaats daarvan ligt het accent op voortgangsrapportages en goede afstemming tussen partijen.
E-mail als volwaardig kanaal
Waar in 2018 nog voorzichtig gesproken werd over ‘elektronische weg’, wordt in ARVODI 2025 e-mail volwaardig geaccepteerd als communicatiemiddel – ook voor formele zaken als opzegging en ontbinding. De voorwaarden stellen daar wel logische eisen aan: authenticiteit, identiteit en leesbaarheid moeten gewaarborgd zijn.
Meerwerk strakker geregeld
Opdrachtnemers mogen pas meerwerk uitvoeren na expliciete (schriftelijke of digitale) instemming van de opdrachtgever. De grens van 10% ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht blijft bestaan – binnen die marge mag de opdrachtgever meerwerk vragen, en mag de opdrachtnemer dat niet weigeren.
E-facturatie verplicht
Facturen moeten voortaan digitaal en volledig worden ingediend. Ontbreekt er informatie, dan hoeft de opdrachtgever niet te betalen en begint de betalingstermijn pas te lopen na ontvangst van een correcte factuur. Ook meerwerk wordt apart gefactureerd.
Aansprakelijkheid: simpeler én concreter
Waar ARVODI 2018 werkte met een trapsgewijze verdeling afhankelijk van de opdrachtwaarde, kiest ARVODI 2025 voor een vast maximum: vier keer de opdrachtwaarde per gebeurtenis en zes keer per contractjaar, met een plafond van €3 miljoen (gebeurtenis) en €5 miljoen (per jaar). De uitzondering voor AVG-boetes en IE-inbreuken is expliciet benoemd.
Ontbinding op bredere gronden mogelijk
De opdrachtgever krijgt meer mogelijkheden om de overeenkomst op te zeggen of te ontbinden. Nieuw is dat dit ook mag bij aanbestedingsrechtelijke uitsluitingsgronden en bij ingrijpende wijzigingen in de zeggenschap van de opdrachtnemer. Ook hier geldt: e-mail volstaat, mits duidelijk traceerbaar.
Concreet betekent dit dat de opdrachtgever de overeenkomst direct mag ontbinden – dus zonder ingebrekestelling – als zich tijdens de looptijd van het contract een verplichte uitsluitingsgrond voordoet zoals bedoeld in de Aanbestedingswet. Denk daarbij aan strafrechtelijke veroordelingen wegens fraude, corruptie of deelname aan een criminele organisatie. Maar ook de zogenoemde facultatieve uitsluitingsgronden (zoals belangenverstrengeling of ernstige beroepsfouten) kunnen grond voor ontbinding zijn, mits deze vooraf contractueel zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in de aanbestedingsstukken.
Deze toevoeging biedt de opdrachtgever juridisch houvast wanneer de integriteit of betrouwbaarheid van een opdrachtnemer na gunning ter discussie komt te staan.
Verwerking van persoonsgegevens: meer nadruk op samenwerking
De bepalingen over gegevensverwerking zijn aangescherpt. Opdrachtnemers mogen persoonsgegevens alleen verwerken op instructie van de opdrachtgever. Komt er een claim of toezicht, dan worden partijen geacht samen op te trekken in de verdediging.
Intellectuele eigendom en geheimhouding: verduidelijkt
De afspraken over IE zijn grotendeels ongewijzigd, maar wel duidelijker opgeschreven. Persoonlijkheidsrechten worden bij voorbaat afstand gedaan – ook namens het personeel. Nieuw is de verplichting voor opdrachtnemers om de overheid actief te verdedigen bij IE-claims van derden.
En nu?
Als aanbesteder is het essentieel om ARVODI 2025 grondig te bestuderen. Hoewel de verschillen misschien subtiel lijken, kunnen ze in de praktijk aanzienlijke gevolgen hebben – denk aan aansprakelijkheidslimieten, digitale communicatie of meerwerkafspraken.
Werk je met standaardovereenkomsten of aanbestedingsmodellen? Zorg er dan voor dat deze nog voldoen aan de nieuwe voorwaarden. Bij aanbestedingsmodellen is het bijvoorbeeld belangrijk om de tekst met betrekking tot verzekeringen aan te passen. Overweeg ook om je interne processen, zoals facturatie en beoordeling, waar nodig te herzien.
