Een goed begin is het halve werk. Om de juiste procedure te bepalen is een zorgvuldige raming van de uitgave van groot belang. Daarnaast helpt een goede raming een aanbesteder uit de brand op het moment dat gemaakte keuzes in de procedure worden betwist. Dan gaat hij bijvoorbeeld over de keuze voor het volgen van een onderhandse procedure waar een Europese procedure gewezen zou zijn of het afwijzen van een onaanvaardbaar hoge inschrijving. Hoe belangrijk die raming is, bleek weer uit een recente uitspraak van rechtbank Midden-Nederland.
Nationale procedure
De gemeente Hilversum had een concessie in de markt gezet voor lichtmastreclames en reclameplaten. De als tweede geëindigde inschrijver was van mening dat de gemeente ten onrechte een nationale procedure heeft gevolgd, aangezien de raming van de concessie boven de drempelwaarde uit kwam. Een fundamenteel gebrek, wat volgens de inschrijver eraan in de weg stond om de opdracht te gunnen.
Door het volgen van een nationale procedure, wanneer een Europese procedure gevolgd had moeten worden, worden andere gegadigden voor de opdracht door de aanbesteder buitenspel gezet. Een beroep van de gemeente op rechtsverwerking slaagde niet, omdat volgens de rechtbank het aantal partijen dat bezwaar kon maken tegen de toegepaste procedure te beperkt was.
Onjuiste raming
De aanbesteder had in de raming van de opdracht de waarde van de verlening (5 jaar) niet meegenomen, en de waarde alleen over de initiële looptijd (10 jaar) berekend. Daarnaast spitst de discussie zich op de vraag of de raming berekend moet worden op het maximumaantal (200) reclames of het reële aantal (145 reclames, aantal bij huidige leverancier).
Volgens de rechter volgt uit artikel 2a.11 lid 2 Aw 2012 dat bij de berekening van de totale omzet die de concessiehouder tijdens de looptijd van de concessieopdracht kán behalen, rekening moet worden gehouden met alle voor de waarde mogelijk relevante onderdelen. Het maximum dus.
Aangezien met deze berekening de raming de drempelwaarde al nagenoeg overschrijdt is het niet meer relevant hoe de berekening exact uitvalt voor de reclameplaten: in het geheel wordt het drempelbedrag overschreden. De rechter concludeert dat de aanbesteder onjuist geraamd heeft en daardoor de verkeerde procedure heeft gevolgd. Dit betreft een fundamenteel gebrek dat volgens de rechter niet kan worden hersteld. Volgens de rechter kan dit alleen opgelost worden met intrekking van de gunning en een heraanbesteding.
Goede voorbereiding is de basis
Uit deze uitspraak blijkt hoe belangrijk die zorgvuldige raming vooraf is om problemen achteraf te voorkomen. Eerder redde die zorgvuldige raming de Provincie Zeeland in een zaak waarin ze een onderhandse aanbesteding mocht volgen aan de hand van de raming, maar waarbij er boven de aanbestedingsdrempel werd ingeschreven. De raming dient het geheel van de opdracht te omvatten, inclusief eventuele opties of verlengingen. Neem je een maximumaantal op, maar weet je niet zeker of dat maximum gedurende de looptijd van de overeenkomst bereikt wordt? Raam op het maximum, maar licht het feit dat het maximum mogelijk niet bereikt wordt toe. Zijn er gedurende de looptijd nog beslismomenten, waarop bepaald moet worden óf en welke budgetten worden toegekend door het bestuur? Raam op het maximum, en licht afhankelijkheden en voorwaarden toe. Wederom blijkt een goede voorbereiding key.
