Onzekerheid bij aanbestedende diensten over (vermeende) onduidelijkheden in stukken leidt regelmatig tot de vraag: moeten we deze aanbesteding intrekken?
Een recente uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland lijkt het eerste gezicht streng: de rechter verbiedt het intrekken van een aanbesteding wegens vermeende onduidelijkheid. Maar schijn bedriegt – en dat is precies de nuance die belangrijk is voor opdrachtgevers.
De zaak: gemeenten trekken in, rechter grijpt in
De gemeenten Oudewater en Woerden hadden een nationale aanbesteding georganiseerd voor onderhoudsbaggerwerkzaamheden. Van de zeven inschrijvers bleken er drie de nota van inlichtingen (NvI) niet te hebben meegenomen in hun inschrijving. Eén van deze drie, die aanvankelijk op de eerste plaats was geëindigd, diende een klacht in wegens onduidelijkheid van de aanbestedingsstukken.
De gemeenten besloten vervolgens, op advies van het Klachtenmeldpunt Aanbesteden, de hele procedure in te trekken. Zij stelden dat de Nota van Inlichtingen (NvI) en bijbehorende technische bestanden (NSX/RSX) voor meerdere uitleg vatbaar waren, en dat daardoor sprake was van strijd met het gelijkheids- en transparantiebeginsel.
De rechter oordeelde echter dat de stukken wél duidelijk waren. De zogenoemde “maatman”, (de normaal oplettende inschrijver) had kunnen begrijpen wat de bedoeling was. Het feit dat drie partijen dat niet hadden gedaan, was volgens de rechter geen bewijs van onduidelijkheid. De gemeenten mochten de procedure dus niet op die grond intrekken en moesten terug naar het moment van voorlopige gunning.
Belangrijke nuance: de rechter verplichtte de gemeenten niet tot gunning aan de winnende inschrijver. Intrekken zou nog steeds kunnen, mits op goede gronden.
Wat betekent dit voor aanbestedende diensten?
Allereerst, deze uitspraak betekent niet dat aanbestedende diensten nooit meer een aanbesteding mogen intrekken. Het Croce Amica-arrest van het Europese Hof van Justitie blijft het uitgangspunt. Een aanbesteding mag worden ingetrokken, mits de motivering daarvoor voldoende objectief, navolgbaar en controleerbaar is. Dus:
- Niet hoe u of de inschrijvers ze ervaren, maar hoe de “maatman” (de normaal oplettende inschrijver) ze redelijkerwijs zou moeten begrijpen.
- Klachten van inschrijvers of fouten in inschrijvingen zijn niet automatisch een bewijs van onduidelijkheid.
- Het feit dat iets duidelijker had gekund, betekent niet dat het juridisch onduidelijk was.
De rechtbank toetste aan de zogeheten ‘CAO-norm’ en concludeerde dat er voldoende informatie beschikbaar was, onder meer via de NvI’s en de aanbestedingsdocumenten. Cruciaal daarbij was dat de gehanteerde aanbestedingssystematiek (met RSX- en NSX-bestanden) gangbaar is in de branche. Kennis daarvan mag dus worden verondersteld.
Takeaways voor aanbestedende diensten
- Formuleer duidelijk en sluit dubbelzinnigheid uit.
Zorg dat wijzigingen in documenten (zoals aangepaste inschrijvingsstaten) expliciet worden toegelicht, zowel in tekst als in bestandsnamen. - Gebruik NvI’s bewust en consistent.
Als een wijziging wordt aangebracht, herhaal die waar nodig in latere NvI’s, zelfs als het formeel niet nodig lijkt. - Beoordeel klachten met oog voor juridische maatstaf.
Laat je niet te snel leiden door de indruk van onduidelijkheid. Een klacht is géén reden op zich om een procedure te stoppen.
- Documenteer zorgvuldig
Als je besluit in te trekken, zorg dat dit goed onderbouwd en toetsbaar is. Zeker wanneer je een gunning al heeft aangekondigd.
- Blijf resultaatgericht.
Het is soms comfortabel om een procedure in te trekken “voor de zekerheid”, maar dat betekent vertraging, extra kosten, en juridische risico’s. Denk in alternatieven, zoals verduidelijking of (beperkte) correctie.
Conclusie: wees zorgvuldig, maar blijf koersvast
Deze uitspraak is niet representatief voor alle gevallen. Het betreft een correctie op een onvoldoende onderbouwde intrekking, niet op het recht van een aanbestedende dienst om een aanbesteding in te trekken. Zie deze uitspraak dan ook als een bevestiging dat goed voorbereide en zorgvuldig opgebouwde aanbestedingen standhouden. Blijf daarom vooral sturen op resultaatgerichte en strategische keuzes, maar doe dit transparant, zorgvuldig en toetsbaar.
