Blijf in dialoog en durf te vragen!
De Shared Expertise Meeting (SEM) van Tender People en Cinfield vond vrijdag 3 april plaats onder bijzondere omstandigheden. Door de coronacrisis besloten de organisatoren van de bijeenkomst een webinar te maken. Een beslissing die goed uitpakte, want meer dan tweehonderdvijftig deelnemers van inkoop en verkoop logden in om de eerste online SEM bij te wonen. Zij maakten volop gebruik van de chatfunctie en deelden hier bruikbare tips met elkaar.
De nationale dialoog tussen inkoop en verkoop stond uiteraard in het teken van corona. De pandemie heeft enorme impact op de economie. Hoe draagt aanbesteden in zo’n ongekende crisissituatie bij aan een gezonde samenleving? Hoe kom je tot oplossingen voor overheid en markt? Daarover gingen de volgende leden van het expertpanel onder dagvoorzitterschap van Ed de Rochemont (Nevi) met elkaar en de deelnemers in het webinar in gesprek:
- Norman Martijnse (categoriemanager Nationale Politie)
- Sander de Schepper (portfoliomanager Gemeente Utrecht)
- Ludo Huisman (partner inkoopadviesbureau Tender People)
- Yvette Naaijkens (regiomanager Heijmans en tendermanager van het jaar)
- Gijs Derks (CCO van Renewi en commercieel directeur van het jaar)
- Walter Engelhart (advocaat en partner van Van Benthem & Keulen)
- Rick Uringa (directeur Cinfield)
Een kernbegrip stond in deze dialoog direct centraal: communicatie. Goede informatie en het onderhouden van contact, al dan niet via digitale tools, helpen bij het maken van heldere doelen en soepele inkooptrajecten. De Aanbestedingswet biedt genoeg ruimte voor spoedtrajecten en efficiëntere procedures. Datzelfde geldt voor methodieken als Best Value, marktconsultaties en concurrentiegerichte dialogen. Die bevatten elk ingrediënten die in de huidige situatie voor een optimaal resultaat kunnen worden toegepast.
SMA en Nevi trappen af
Mede-organisatoren van de SEM, SMA en Nevi, trappen de dialoog af. SMA-voorzitter Pieter-Paul Verheggen benadrukt het belang van rechtmatigheid van procedures in crisistijd, die waar nodig zouden kunnen worden aangepast om de crisis het hoofd te bieden. Daarvoor zijn creativiteit en daadkracht nodig, zegt hij.
Marco van der Spek-Stikkelorum, voorzitter ledenraad NEVI, trof die creativiteit al aan in de praktijk. Hij noemt het voorbeeld van een Brabantse bierbrouwer die van verkoper inkoper werd. De brouwer kocht een partij bier terug van een afnemer om daar desinfecterende handzeep van te maken. Een innovatieve oplossing onder bijzondere omstandigheden waarmee in een nieuwe behoefte kon worden voorzien.
Het innovatieve vermogen dat in de economie aanwezig is, keert in de webinar vaker terug als belangrijke kracht om uit de crisis te komen. De overheid heeft een enorm steunpakket in het leven geroepen om werkenden in dienst te kunnen houden en om bedrijven overeind te houden, maar is het benutten van bijvoorbeeld de innovatieve kracht door inkoop uiteindelijk niet beter?
“Het is fantastisch dat de overheid een steunpakket heeft afgegeven, maar het is nog mooier als bedrijven geen gebruik hoeven te maken van deze steunmaatregelen”, stelt Ludo Huisman van inkoopadviesbureau Tender People. “Ik ben ervan overtuigd dat overheidsinkoop niet alleen banen kan borgen, maar dat we bovendien een impuls kunnen geven aan de verduurzaming van de samenleving.”
Rick Uringa, directeur van Cinfield, vult aan: “De bijdrage is vooral gericht op het in leven houden van de economie en van bedrijven. Daar is flexibiliteit gevraagd. Dus blijf met elkaar in dialoog om vooral de business draaiende te houden.”
Inkoop is en blijft maatwerk, ook nu, geeft Sander de Schepper, portfoliomanager Gemeente Utrecht, aan. Binnen zijn domein bij de Gemeente Utrecht, Werk & Inkomen, constateerde hij hoe iedereen hands-on was vanwege de crisis. Contact zoeken met elkaar is daarin essentieel, zegt hij. “Zoek contact met de branche, kijk naar de mogelijkheden.”
Communicatie blijft belangrijk, vooral in crisistijd. Maar zo’n tijd brengt ook extra risico’s met zich mee. Hoe ga je als inkoper bijvoorbeeld om met de mogelijkheid dat een bedrijf omvalt en niet langer de product of diensten kan leveren die je vraagt?
“Dat risico is altijd latent aanwezig”, aldus Norman Martijnse, categoriemanager bij de Nationale Politie. Verkaveling van een opdracht kan een oplossing zijn, zegt hij, maar belangrijker is dat je goed blijft kijken naar de financiële continuïteit van je leveranciers. En dat je van tevoren goed nadenkt over reddings- en continuïteitsplannen voor je kritische levering. “Zorg dat je je supply chain goed in beeld hebt en dat je goed kijkt naar je kritische punten. Creëer in je aanbesteding ruimte voor meerwerk om een financiële injectie te kunnen geven aan leveranciers die in zwaar weer komen. Help desnoods je leveranciers aan het vinden van nieuwe klanten.”
Gijs Derks, CCO van Renewi, ziet nog een andere mogelijkheid. “Om het risico te verkleinen, kun je werken met wachtkamerovereenkomsten. Dat is een mooi middel om bij aanbestedingen het risico te vermijden als de eerste gegunde leverancier mogelijk omvalt.”
Naast extra risico’s brengt de crisis in sommige gevallen ook extra spoed met zich mee. Welke mogelijkheden zijn er om aanbestedingen met spoed in de markt te zetten?
“Er zijn mogelijkheden om procedures te versnellen”, zegt aanbestedingsrechtadvocaat Walter Engelhart. “Wanneer spoed daartoe dwingt kunnen termijnen verkort worden. Als er sprake is van dwingende spoed, waarin geen aanbesteding gevolgd kan worden of geen ruimte is om een aanbesteding te organiseren ondanks verkorting van termijnen, dan zegt de wet dat je 1-op-1 mag bestellen. Er moet wel een noodzaak zijn. De crisis moet niet gebruikt worden om nu ineens alles onderhands te bestellen.”
“Ik ben het met Walther eens”, zegt Huisman. “Als het huis in brand staat, moeten we snel blussen. Maar met de reguliere versnelde procedure heb je binnen twee weken je offerte binnen.” Dit is bijzonder snel. De markt moet wel de gelegenheid hebben om een gedegen offerte op te stellen. Uringa wijst erop dat het juist daarom belangrijk is om met de markt in gesprek te blijven over de planning. De marktconsultatie biedt uitkomst, vindt hij. “Nu de ervaring met online tools toeneemt, kunnen we misschien wel veel meer marktconsultaties in veel beperktere tijd toepassen.”
Hoe borg je nu dat begrip van de doelstellingen en de klantvraag? Hoe kun je in deze tijd de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer versterken?
Heel eenvoudig, zegt De Schepper. “Pak de telefoon en kijk wat kan.” Derks zoekt de oplossing in eerlijkheid en transparantie. Je moet zo’n crisis niet vercommercialiseren, zegt hij. “Sommige bestaande processen werken nu even niet. Ga dan terug naar normen en waarden en zorg dat je eerlijk en transparant werkt. Dit geeft ook weer nieuwe innovaties. Zijn er meer mogelijkheden dan gunnen op prijs? Kun je meer met prestatiecontracten werken? Laten we ook andere contractvormen onderzoeken.”
Yvette Naaijkens, regiomanager Heijmans, ziet een onbedoeld positief gevolg in het noodgedwongen communiceren via online kanalen. “We lijken elkaar beter te begrijpen en te vinden in een online setting. Zelf zitten we nu veel meer op het adviseren van opdrachtgevers. Wat kun je beter wel en niet doen? Daar vinden beide elkaar veel beter.”
De coronacrisis lijkt zo bedoeld en onbedoeld lessen te geven voor de toekomst. Wat kunnen we van de huidige situatie leren?
Twee belangrijke lessen die Derks ziet, zijn het belang van risiscomanagement en het innovatievermogen in de markt. “Risk management is echt belangrijk in organisaties. Je moet leren om echt in extremen te denken. Maar daarnaast heeft de markt een enorm aanpassingsvermogen. Dat leidt tot heel veel innovaties.”
“Never waste a good crisis”, besluit Huisman. “Innovatie moet absoluut het streven zijn. Ik zou de afgelopen weken willen samenvatten in twee woorden: samen en digitaal. Ik heb nog nooit zoveel in digitale omgevingen samengewerkt met mensen. Tegelijkertijd mis ik ook het persoonlijke contact, dus ik hoop dat we inkoop en verkoop in het najaar ook weer samen kunnen brengen in een fysieke ruimte.”
In aanloop naar het moment waarop we weer in één ruimte met elkaar ideeën kunnen uitwisselen, geven we de dialoog van deze eerste Online SEM een vervolg. Dat doen we onder andere op onze Linkedin-pagina!
