Aan de voorkant van een inkooptraject denk je als aanbesteder al goed na over alle voorwaarden van de opdracht. Het sluitstuk van de procedure is dan de overeenkomst waarin alles, wat reeds is uitgedacht en na nota’s van inlichtingen toegezegd, goed moet landen. Dat – ondanks de goede voorbereidingen – niet altijd goed op papier komt te staan wat uiteindelijk is afgesproken blijkt uit de casus die recent voorlag bij Rechtbank Midden-Nederland, waarin een afnemer meende dat er mondeling andere afspraken waren gemaakt dan in het contract waren neergelegd. Weliswaar betrof dit geen contract dat na een aanbesteding tot stand was gekomen, maar dat maakt de uitspraak niet minder relevant voor de aanbestedingspraktijk.
Overeenkomst van een jaar
In deze zaak ging een ondernemer een overeenkomst van een jaar aan met het branding bedrijf SiVO. Een vertegenwoordiger van SiVO zette samen met de ondernemer een handtekening onder een contract. Daarin stond ook dat de overeenkomst stilzwijgend zou worden verlengd met een heel jaar als deze niet tijdig werd opgezegd. De overeenkomst werd na het eerste jaar niet opgezegd door de ondernemer, waardoor het branding bedrijf stelde dat de overeenkomst nu stilzwijgend was verlengd. De ondernemer weigerde echter de facturen voor het tweede jaar te betalen, waarop SiVO de ondernemer voor de rechter daagde. SiVO meende dat, nu letterlijk op de pagina van het contract waarop de ondernemer zijn handtekening had gezet de stilzwijgende verlenging was bedongen, dit simpelweg de afspraak is. SiVO voerde ook aan kosten te hebben gemaakt voor de dienstverlening in het tweede jaar.
Mondelinge afspraak
Voor de rechter beweerde de ondernemer echter dat de verkoper van SiVO hem mondeling had verzekerd dat het contract een uiterste looptijd zou hebben van 12 maanden. De ondernemer zou niet op de hoogte zijn geweest van de opzegverplichting in het contract en deze, vertrouwend op de verkoper, zonder te lezen hebben ondertekend. De ondernemer staafde dit met een getuige en ook met een verklaring van de – inmiddels niet meer voor SiVO werkende – verkoper.
Beoordeling van de rechter
Aan de rechter was het vervolgens om te oordelen wat partijen nu precies zijn overeengekomen. De rechter oordeelde dat de ondernemer overtuigend had bewezen dat er een mondelinge afspraak was gemaakt over de duur van de overeenkomst, in afwijking van de inhoud van het contract. SiVO had geen feiten of omstandigheden tegenover deze bewering van de ondernemer gesteld. Als gevolg daarvan concludeerde de rechter dat de overeenkomst een duur van een jaar had en dat een grond voor de facturen van het tweede jaar ontbrak. De ondernemer hoefde deze dus niet te betalen.
Analyse van het contractenrecht
Hoewel ondertekende contracten in beginsel een beslissende bewijskracht hebben, blijkt uit de besproken casus blijkt dat wat er op papier staat in uitzonderlijke gevallen niet leidend is. Volgens het burgerlijk wetboek staat het partijen vrij hoe zij afspraken aangaan en het maken van mondelinge afspraken mag dus ook. Wel levert dat vaak een bewijsprobleem op. Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van elke ondertekenaar om zich er goed van bewust te zijn waar hij zijn handtekening onder zet. Waarom de rechter daar in dit geval zo soepel mee omgaat is onduidelijk.
Gedoe voorkomen
Uiteindelijk wil iedere aanbesteder dat het duidelijk is wat exact de gemaakte afspraken zijn. Dit ook voor degenen die met het contract te maken krijgen en die niet bij de totstandkoming betrokken zijn geweest. Het is dus van belang om de gemaakte afspraken – op ondubbelzinnige wijze – goed vast te leggen en dan bij voorkeur op papier. Als er mondeling, of via een andere weg, zoals post of mail, nog extra afspraken worden gemaakt, neem deze dan in het contract op. Het gebeurt immers regelmatig dat contracten worden aangepast of uitgebreid door middel van een addendum, welke ook weer door partijen ondertekend wordt. En voordat je tekent, lees even door waarvoor je precies tekent!
