Bij het aanbesteden is het belangrijk dat je als aanbesteder doet wat je zegt dat je gaat doen. Het transparantiebeginsel en het gelijkheidsbeginsel staan eraan in de weg om anders te handelen. Dat betekent dus ook dat je je moet houden aan het stappenplan ten aanzien van de toetsing/beoordeling van de inschrijvingen zoals je dat hebt beschreven in het aanbestedingsdocument. Dat op afwijking hiervan een flinke sanctie kan staan blijkt wel uit een recente uitspraak van rechtbank Zeeland-West-Brabant.
De casus
De Regio West-Brabant (hierna: de Regio), een gemeenschappelijke regeling waarin verschillende gemeenten en de provincie waren vertegenwoordigd, deed een aanbesteding voor Deurtaxi vervoer en Bravoflex OV-taxidiensten. In de stukken was bepaald dat wanneer meerdere ondernemingen die deel uitmaakten van één concern een inschrijving in zouden dienen, ze aan dienden te tonen dat de inschrijvingen autonoom en onafhankelijk van elkaar tot stand waren gekomen. Volgens de nota van inlichtingen gold dat ook in het geval een natuurlijk persoon een bestuurder/directeur, commissaris of aandeelhouder was bij meerdere – niet noodzakelijk verbonden – ondernemingen.
Autonoom en onafhankelijk?
Na kluisopening en het delen van het proces verbaal van opening heeft Connexxion bij de Regio aangegeven dat een aantal inschrijvers dusdanige banden hebben, dat zij twijfelt aan een volledig autonoom en onafhankelijke totstandkoming van de inschrijvingen. Bij dit bericht had Connexxion een bijlage gevoegd met haar bevindingen ten aanzien van enige inschrijvers (een van de latere winnaars). Eerder was dit ook aangekaart door een andere deelnemer. Hierop heeft de Regio verduidelijkingsvragen gesteld aan meerdere inschrijvers om de eventuele banden inzichtelijk te krijgen. Vervolgens is de Regio verder gegaan met de kwalitatieve beoordelingen en de opening van de prijskluis.
Afwijking van de procedure
Uiteindelijk krijgt Connexxion de gunningsbeslissing met daarin de mededeling dat ze als tweede is geëindigd in ranking. Daarnaast deelt de Regio mede dat er uit het integriteitsonderzoek geen bezwaar blijkt voor gunning aan de winnaar. Connexxion is niet overtuigd van een zorgvuldig onderzoek door de Regio en stapt naar de rechter. Volgens Connexxion had de Regio eerst moeten vaststellen of de inschrijvingen voldeden aan de procedurele voorwaarden, waaronder een autonome en zorgvuldige totstandkoming, voordat zij had mogen overgaan tot de inhoudelijke beoordeling van de inschrijvingen. Door af te wijken van de eigen voorgeschreven procedure is er sprake van strijd met transparantie, objectiviteit en gelijke behandeling en wekt deze handelswijze de schijn van favoritisme en willekeur.
Dat was een slecht plan
De rechter oordeelt aan de hand van het beschrijvend document en komt tot de conclusie dat er sprake is van een gefaseerde toetsing: eerst moet beoordeeld worden of aan de procedurele voorwaarden is voldaan, daarna wordt pas toegekomen aan een kwalitatieve toetsing. De Regio had het onderzoek naar de procedurele voorwaarden parallel laten lopen aan de kwalitatieve beoordeling en het bekend maken van de prijs. Dit had de Regio gedaan omdat uit de inschrijving zou kunnen blijken dat de inschrijvingen op elkaar waren afgestemd. Volgens de rechter is dat echter onvoldoende reden om de antwoorden op de verduidelijkingsvragen niet af te wachten. Aldus concludeert de rechter dat de Regio zicht niet heeft gehouden aan de wijze van beoordelen zoals vermeld in het beschrijven document. Of de Regio terecht tot de conclusie was gekomen dat gunning aan de winnaar mogelijk was, kon de rechter niet beoordelen omdat de Regio die informatie niet of te laat had overlegd. De Regio diende naar het oordeel van de rechter de aanbesteding te stoppen en in te trekken.
Leidraad gebruiken als leidraad
‘Doe wat je zegt dat je gaat doen’ is een zin die elke publieke inkoper inmiddels zou moeten kunnen dromen. Wij begrijpen dat termijnen en deadlines flinke druk kunnen veroorzaken op het inkoopproces en het aantrekkelijk maken om te multi-tasken of om bepaalde handelingen ‘alvast’ te verrichten. Vooral in de gevallen dat er een strikt stappenplan ins opgenomen in de stukken. Mocht je twijfelen over wat je wel en wat je niet kan doen, grijp dan terug op hetgeen je hebt opgeschreven in het aanbestedingsdocument…ook wel ‘leidraad’ genoemd! Een andere optie is om het proces zó te formuleren dat je jezelf niet in de problemen brengt als je het proces versnelt of stappen parallel laat lopen. Uiteraard wél met oog voor het transparantie en gelijkheidsbeginsel.
