Aanbesteden is een zorgvuldig proces van regels, transparantie en gelijke kansen. Een belangrijk onderdeel daarvan is het gunningsvoornemen: het moment waarop je als aanbesteder toelicht wie de opdracht krijgt – en waarom. In een recente uitspraak van de rechtbank Den Haag werd duidelijk hoe belangrijk die motivering is. Niet als formaliteit, maar als fundament van rechtsbescherming voor inschrijvers.
Wat gebeurde er precies?
Het Erasmus MC schreef een Europese niet-openbare aanbesteding uit voor een omvangrijk nieuwbouwproject op de centrumlocatie. In de gunningsleidraad werd kwaliteit zwaarder gewogen dan prijs en werd van inschrijvers gevraagd om onder andere hun visie op stedenbouw, duurzaamheid, organisatie en projectbeheersing toe te lichten. Die onderwerpen waren per stuk onderverdeeld in subcriteria en werden beoordeeld op meerwaarde, met scores tussen 0 en 10.
De verliezende combinatie van twee architectenbureaus meende dat het beoordelingskader onjuist was toegepast, de motivering ontoereikend en deels achteraf was aangevuld, en er evidente beoordelingsfouten waren gemaakt, bijvoorbeeld bij duurzaamheid en projectbeheersing. De inzet van dit kortgeding: herbeoordeling van hun inschrijving.
Wat zegt de rechter hierover?
De voorzieningenrechter stelde allereerst vast dat bij kwalitatieve beoordelingen – zeker in een creatief vakgebied als architectuur – een zekere mate van subjectiviteit onvermijdelijk is. Juist daarom komt de beoordelingscommissie, mits deskundig, beoordelingsruimte toe. Alleen als een beoordeling onbegrijpelijk of evident onjuist is, mag de rechter ingrijpen. Dat was hier niet het geval.
De rechter vond de motivering van het Erasmus MC voldoende. De aanvullingen in een latere brief waren geen nieuwe gronden, maar legden reeds genoemde punten nader uit. Er was dus geen sprake van een ontoelaatbare ‘reparatie’ achteraf.
Ook vond de rechter dat een aanbesteder niet hoeft te motiveren waarom een inschrijver geen maximale score heeft gekregen, zolang het beoordelingskader is gevolgd en de beoordeling begrijpelijk is. Dit geldt temeer bij open kwalitatieve criteria zoals “visie” of “duurzaamheid”, waarbij geen objectieve checklist bestaat.
Wat kunnen we hiervan leren?
Deze uitspraak bevestigt dat beoordelaars – zeker bij creatieve diensten zoals architectuuropdrachten – beoordelingsruimte hebben om inhoudelijke afwegingen te maken, zolang ze binnen het beoordelingskader blijven en hun oordeel op begrijpelijke wijze kunnen toelichten. Zorgvuldig documenteren van het waarom achter scores, zonder doorslaan in bureaucratische volledigheid, blijft het devies.
Bovendien laat de uitspraak zien dat het mogelijk is om, wanneer daar aanleiding toe is, een toelichtende brief te sturen zolang die geen nieuwe gronden bevat én er voldoende gelegenheid tot bezwaar blijft bestaan.
Tot slot
Voor aanbesteder is dit vonnis een bevestiging, maar ook een waarschuwing. Zeker bij creatieve opdrachten – zoals architectuur, ontwerp of communicatie – is enige beoordelingsvrijheid onvermijdelijk. Maar dat ontslaat je niet van de plicht om helder en navolgbaar te motiveren waaróm een inschrijver de toegekende score heeft behaald.
Wil je discussie en juridische procedures voorkomen? Dan is het belangrijk dat je beoordelaars goed worden geïnstrueerd over de beoordelingssystematiek, hun overwegingen per criterium zo concreet en volledig mogelijk worden genoteerd en de gunningsbeslissing zelf in begrijpelijke taal wordt onderbouwd, zonder dat er later fundamentele aanvullingen nodig zijn. Alles staat of valt met de handhaving van het beoordelingskader.
Ook kan het helpen om inschrijvers – zeker bij onduidelijkheid of kritiek – tijdig te voorzien van aanvullende toelichting en een verlengde bezwaartermijn, zoals Erasmus MC hier effectief deed. Zo laat je zien dat je transparant en zorgvuldig handelt, zonder in te boeten op je beoordelingsvrijheid. Zo zie je maar dat een goede motivatie de sleutel is tot succes.
