Het borgen van het gelijke speelveld en de positie hierin van de zittende leverancier is voor veel overheidsopdrachtgevers een uitdaging/worsteling. Hoe zorg je ervoor dat in een nieuwe aanbesteding ook andere marktpartijen een redelijke kans kunnen maken op het verwerven van de opdracht? Het kennisvoordeel van de zittende leverancier kan op zekere hoogte geneutraliseerd worden door het delen van de nodige informatie tijdens de aanbesteding. In het kader van de circulaire economie wordt hergebruik van materialen steeds belangrijker in aanbestedingen. Hoe makkelijk kunnen andere marktpartijen ‘inspringen’ om materialen over te nemen of te hergebruiken die de zittende leverancier reeds bij de aanbesteder inzet? Onlangs heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) advies #729 gegeven in een zaak over de levering en het onderhoud van winterdienstmaterieel.
Te specifieke eisen
De aanbesteder had deed een Europese aanbesteding voor de levering en het onderhoud van winterdienstmaterieel. Zo moest de nieuwe opdrachtnemer een aantal nieuwe strooiers leveren, maar ook de oude strooiers dermate optuigen dat ze zo-goed-als-nieuw inzetbaar waren. De aanbesteder verbond daar specifieke eisen aan op het gebied van garantie en beschikbaarheid van onderdelen. Zo moesten onderdelen binnen 24 uur geleverd kunnen worden én moest de opdrachtnemer tenminste 15 jaar (later bijgesteld naar 10 jaar) een voorraad aanhouden op elk moment een reparatie te kunnen doen. Daarnaast dienden – onder andere vanuit het oogpunt van uniformiteit – de onderdelen van hetzelfde merk en type te zijn. Daarmee was de zittende leverancier in het voordeel.
Klacht
Een bedrijf klaagde bij het klachtenmeldpunt over de aanbesteding. Het klachtenmeldpunt oordeelde dat de aanbesteder onvoldoende eerlijke kansen bood. Ze adviseerden de aanbesteder om de eisen aan te passen en te verduidelijken dat de nieuwe winnaar niet verplicht was om het strooimanagementsysteem van de huidige leverancier te gebruiken. Wel moesten beide systemen (voor nieuwe en gereviseerde strooiers) hetzelfde principe volgen. De aanbesteder paste de aanbesteding licht aan en zette deze door. Het bedrijf ging hierop in beroep bij de CvAE.
Bij de CvAE
Volgens de markpartij zorgde de combinatie van gestelde eisen dat de opdrachtnemer het bestaande machinepark bijna geheel moet reviseren en onderdelen voor 10 jaar op voorraad zou moeten houden van een merk dat niet elders inzetbaar was. Dat in een markt waar leveranciers met name ‘eigen merk’ onderdelen leveren. Originele onderdelen zouden eigenlijk alleen betrokken kunnen worden bij de zittende leverancier tegen mogelijk niet heel gunstige prijzen. Dat maakte dat de zittende leverancier een enorme prijsvoorsprong zou hebben, en aangezien de prijs voor 50% meetelde… Daarnaast was het nog maar de vraag of de strooimanagement software van de nieuwe leverancier compatible zou zijn met het materieel van de zittende leverancier.
Taak van de aanbesteder
Volgens de CvAE dient de aanbesteder het gelijk speelveld te bewaken, zodat inschrijvers een concurrerende inschrijving kunnen doen. Daartoe dient de aanbesteder een afweging te maken van de betrokken belangen en passende maatregelen te nemen ter voorkoming van vervalsing van de mededinging. Echter gaat dat niet zover dat de aanbesteder de verschillen tussen de concurrenten volledig moet neutraliseren. Om het beginsel van gelijke behandeling te eerbiedigen dienen voordelen van de zittende leverancier te worden geneutraliseerd voor zover dit vanuit technisch oogpunt eenvoudig te doen is, economisch gezien aanvaardbaar is en geen inbreuk maakt op de rechten van de zittende leverancier of die van de inschrijver (volgens GvAE EG 12 maart 2008, T-245/03)
In casu
Ten aanzien van de casus overwoog de CvAE dat de aanbesteder al verschillende maatregelen had genomen ter borging van het gelijke speelveld. Zo had er een markconsultatie plaatsgevonden, was er een schouw georganiseerd en had er met de klagende marktpartij een verduidelijkingsgesprek plaatsgevonden. Echter stelde de CvAE vast dat de eerdere aanpassingen en verduidelijkingen die de aanbesteder had gedaan niet hadden geleid tot gehele neutralisering van de voordelen van de zittende leverancier.
Gemotiveerde afweging nodig
Ook was het de CvAE niet duidelijk waarom de aanbesteder geen verdergaande aanpassingen had gedaan aan de specifieke eisen ten aanzien van de beschikbaarheid en garantie van onderdelen, zoals geadviseerd door het klachtenmeldpunt. Daarmee was voor de CvAE ook niet vast te stellen of de aanbesteder had overwogen of een eventuele aanpassing van de eisen vanuit technisch oogpunt eenvoudig te realiseren was, economisch gezien aanvaardbaar was en mogelijk was zonder inbreuk te maken op de rechten van de zittende leverancier. Uiteindelijk concludeerde de CvAE dat de zittende leverancier werd bevoordeeld door de door aanbesteder gestelde eisen en dat de aanbesteder niet kon aantonen de voordelen van de zittende leverancier voldoende te hebben geneutraliseerd.
Bewust nadenken over level playing field
Wij volgen de CvAE in haar advies, waarin aanbesteders wordt gevraagd om transparantie: maak de gemaakte afwegingen inzichtelijk bij het onderzoek naar maatregelen om de voordelen van de zittende leverancier zoveel mogelijk te neutraliseren. Vaak heb je dit risico – te veel voordeel voor de zittende leverancier – al geduid in je inkoopstrategie. De haalbaarheid van ambitieuze circulariteitsambities kan onderzocht worden tijdens een marktconsultatie. Vervolgens deel je zoveel mogelijk informatie over het product dat je wil hergebruiken en kun je een schouw organiseren. Dit zijn een aantal stappen die de aanbesteder ook al had ondernomen.
Knelpunten in het proces zou voorkomen kunnen worden door je als aanbesteder met name te focussen op de doelstelling. Laat voldoende in het programma van eisen voor de technische invulling, zodat marktpartijen een goede oplossing voor kunnen stellen.
