De motivering in de gunningsbeslissing is een essentieel onderdeel van aanbestedingsprocedures. Het formuleren van een correcte motivering is echter niet altijd eenvoudig. Een motiveringsgebrek kan verstrekkende gevolgen hebben: de standstill-termijn vangt niet aan en er kan een herbeoordeling of zelfs een heraanbesteding volgen.
In een uitspraak van de voorzieningenrechter Limburg van 24 april is geoordeeld dat een herbeoordeling moet plaatsvinden, en zelfs door een nieuwe beoordelingscommissie. In dit artikel wordt toegelicht hoe de voorzieningenrechter tot dit oordeel kwam en wat aanbesteders hiervan kunnen leren.
Het geschil
De gemeente Heerlen heeft een Europese openbare aanbesteding georganiseerd voor de ‘Uitvoeringsopdracht voor het Heerlense sport- en beweegstimuleringsprogramma’. De opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Alcander en The Move Factory (TMF) hebben ingeschreven. De opdracht wordt voorlopig gegund aan TMF; Alcander eindigt als tweede. Alcander maakt bezwaar tegen de motivering van de gunningsbeslissing.
Volgens Alcander ontbreekt het aan een volledige motivering, zoals vereist op grond van artikel 1.15 lid 2 en artikel 2.130 lid 1 Aw 2012. Met name is niet toegelicht wat TMF beter heeft gedaan.
De gemeente stelt zich op het standpunt dat zij wel aan haar motiveringsplicht heeft voldaan. Daarbij voert zij aan dat:
- de vermelding van scores voldoende is en een gedetailleerde vergelijking niet nodig is; en
- tijdens de zitting nadere toelichting op de motivering is gegeven.
Het oordeel van de voorzieningenrechter
(1) Scorevermelding
De voorzieningenrechter benadrukt dat de gunningsbeslissing de relevante redenen moet bevatten, waaronder de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving. Dit stelt inschrijvers in staat om de beslissing effectief te toetsen, en zo nodig, aan te vechten.
De gemeentelijke motivering voldoet hier niet aan. Het enkel opnemen van de totaalscores van TMF en de scores (met toelichting) van Alcander is onvoldoende. Hieruit blijkt niet wat TMF concreet beter heeft gedaan.
Volgens de voorzieningenrechter had de gemeente inzichtelijk moeten maken waarin de winnende inschrijving zich positief onderscheidt, zonder daarbij vertrouwelijke bedrijfsinformatie prijs te geven. Zonder deze toelichting kan Alcander niet beoordelen waarom zij heeft verloren.
(2) Motivering ter zitting
De voorzieningenrechter oordeelt dat een motiveringsgebrek niet kan worden hersteld door tijdens de zitting nieuwe redenen aan te voeren. De aanbesteder moet alle relevante redenen tegelijk met de gunningsbeslissing verstrekken.
Alleen een nadere toelichting op bestaande redenen is toegestaan; het toevoegen van nieuwe motiveringen achteraf niet.
Gevolgen van het motiveringsgebrek
Het motiveringsgebrek wordt als fundamenteel aangemerkt. Doordat Alcander niet kan begrijpen waarom zij heeft verloren, is sprake van strijd met het transparantiebeginsel. Dit beginsel vereist dat inschrijvers de uitkomst kunnen controleren en effectief kunnen aanvechten.
De relatieve voordelen van de winnende inschrijving vormen de kern van de beoordeling. Het ontbreken daarvan maakt de motivering onvolledig.
De voorzieningenrechter bepaalt daarom dat de gunningsbeslissing moet worden ingetrokken. Indien de gemeente de opdracht nog wil gunnen, moet een herbeoordeling plaatsvinden.
Daarnaast oordeelt de voorzieningenrechter dat deze herbeoordeling moet worden uitgevoerd door een nieuwe beoordelingscommissie. Het risico bestaat anders dat de motivering achteraf wordt aangepast aan de eerder gegeven uitkomst (“hineininterpretieren”). Om de schijn van partijdigheid te vermijden is een nieuwe beoordeling noodzakelijk.
Wat betekent dit voor de praktijk?
Deze uitspraak benadrukt het belang van een zorgvuldig gemotiveerde gunningsbeslissing. Voor aanbesteders zijn de volgende aandachtspunten van belang:
- Beschrijf de relatieve voordelen expliciet
Licht per (sub)gunningscriterium toe waarin de winnende inschrijving beter is dan de overige inschrijvingen. Scores en een beoordeling van alleen de eigen inschrijving zijn onvoldoende. - Herstel motiveringsgebreken niet achteraf
Nieuwe redenen kunnen niet later worden toegevoegd. Zorg dat de motivering bij verzending volledig is.
Met name bij kleine scoreverschillen is een duidelijke en inhoudelijke vergelijking essentieel. Juist dan moet voor inschrijvers inzichtelijk zijn waarom zij niet hebben gewonnen.
