Nieuws


Verslag Shared Expertise Meeting
'Wat inkoop van verkoop kan leren en andersom'



Dinsdag vond na een lange pauze de vijfde Shared Expertise Meeting plaats. De animo was groot. In een uitpuilende zaal bij gastheer Van Benthem & Keulen in Utrecht gingen inkoop en verkoop de dialoog aan hoe zij elkaar beter kunnen vinden. Hieronder vindt u een verslag van de dag. We danken u hartelijk voor uw deelname en zien u in april graag weer op SEM6!
Schrijf je nu al in voor SEM6!

Een beter contract door beter contact

De vorige Shared Expertise Meeting was alweer te lang geleden. Daarom was het mooi te zien dat de zaal bij Van Benthem & Keulen gistermiddag afgeladen vol zat. De behoefte aan een bijeenkomst waar inkoop en verkoop van elkaar kunnen leren, is duidelijk groot. Deze vijfde SEM stond in het teken van het thema ‘Betere contracten door marktconsultatie’. Dagvoorzitter Rick Uringa leidde de middag in aan de hand van het traject Beter Aanbesteden. Een van de belangrijkste doelen van dit traject is de dialoog tussen aanbestedende diensten en inschrijvende partijen te bevorderen. Een mooi bruggetje naar de presentaties en paneldiscussie.
"Marktconsultatie is de oplossing om innovatievraag en -aanbod bij elkaar te brengen"
- Gerben Bekema -

‘Vraag niet naar de bekende weg, maar trigger inkoop'

De eerste spreker, Gerben Bekema, presenteerde een praktijkvoorbeeld dat het belang van marktconsultatie aantoont. Als inkoper voor het project Nightingale van het Universitair Medisch Centrum Utrecht en nog vier Europese academische ziekenhuizen zit Gerben midden in een marktconsultatietraject. Hij schetste een ideale wereld waarin inkoop en verkoop hun maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen om te innoveren. Inkopers moeten innovatie vragen en verkopers moeten die bieden, stelde hij. Marktconsultatie is de oplossing, aldus Gerben, waarin innovatievraag en -aanbod bij elkaar kunnen worden gebracht.

Nightingale is een Pre-Commercial Procurement-project, een initiatief van de Europese Unie om in een gefaseerd proces innovatie te stimuleren. Voor Nightingale is marktconsultatie essentieel, omdat de gewenste oplossing nog niet bestaat. Belangrijk hierbij is ook stakeholders, in Gerbens geval patiënten, verzekeraars en de overheid, uit te nodigen voor feedback. Verkopers raadt hij aan om inkopers te vragen naar hun doelstelling en om transparant te zijn over de eigen doelen. Daarnaast zou de toegevoegde waarde van een product of dienst volgens hem vooral meetbaar moeten worden gemaakt.
"Heb je een plank nodig, een boeg of een snel schip? De vraag bepaalt het aanbod.”
- Dennis Ender -

‘Om het beste uit de markt te halen, heb je dialoog nodig'

Dennis Ender, senior director strategic clients bij ManpowerGroup Nederland, verwoordde de verkoopkant van het verhaal. Hij stak van wal met de metafoor van een Thaise visser die een oplossing zoekt voor het gat in zijn boot. Maar wat heeft hij nodig? Een plank, een boeg, een snel en stormbestendig schip? De vraag bepaalt het aanbod, aldus Dennis. Maar het achterhalen van het doel en de juiste vraag is vaak niet zo eenvoudig.

Het probleem bij marktconsultatie schuilt volgens Dennis vaak in de vorm waarin die plaatsvindt. Een goede marktverkenning moet volgens hem niet schriftelijk plaatsvinden. Daarbij bestaat voor de verkoper het risico dat hij zijn input vaak een-op-een terugziet in het bestek. Dat kan tot aversie en weerstand leiden, omdat verkopers hun ideeën en innovaties niet graag met de markt en hun concurrenten delen. Een presentatie is al beter, met specifieke vragen en de ruimte om je visie te delen. Maar de dialoog, een gesprek in twee richtingen, is de beste oplossing. De belangrijkste factor hierbij is tijdigheid, aldus Dennis. Wil je echt een toegevoegde waarde leveren en het beste uit je contract halen, dan moet je ruim van tevoren de dialoog aangaan.

Paneldiscussie

Na de pauze ging de middag verder met een paneldiscussie. Naast Dennis en Gerben schoven ook Jan Strijker, projectmanager Waterveiligheid bij Informatiehuis Water (IHW), Walter Engelhart, advocaat en partner bij Van Benthem & Keulen, Ludo Huisman, mede-eigenaar van Tender People en Alexander Reuvers, mede-eigenaar van Cinfield, aan. De discussie begon met een vraag vanuit de zaal: wat is het doel van marktconsultatie? Gerben definieerde het als volgt: "Het doel van marktconsultatie is kijken wat er mogelijk is in de markt en technologie en erachter komen welke richting ontwikkelingen gaan."

De aard van de marktconsultatie, schriftelijk of dialoog, bepaalt voor welke marktpartij een marktconsultatie voordelig is. De aanwezige verkopers geven aan dat een open dialoog nuttig is voor de verkoop, omdat je het probleem leert kennen. Dit komt van pas bij de inschrijving en bovendien kunnen verkopers hun bid/no bid-besluit hierop baseren. De voorkeur voor dialoog vloeit waarschijnlijk ook voort uit de voorkeur van de meeste verkopers voor klantcontact. Volgens Gerben willen inkopers hun advies ook absoluut horen.
Hoe ziet de markt het probleem?
Jan stelde dat de belangrijkste reden voor marktconsultatie is dat de markt heel veel ideeën heeft klaarliggen. Toch vragen verkopers vaak wat de inkoper voor oplossing wil, terwijl die juist om de visie van de verkoper vraagt: hoe kijkt de markt tegen het probleem aan? Dit perspectief kan vervolgens worden meegenomen in het verscherpen van het Programma van Eisen. Het geeft inkopers inzicht in oplossingen die ze niet hadden voorzien.
Transparant en zonder angst
Alexander benadrukt hoe belangrijk het is om transparant te zijn, jezelf kwetsbaar op te durven stellen en niet je kaarten voor de borst te houden. Vertrouw erop dat het onderscheidend vermogen in je bedrijf zelf zit en niet een-op-een kopieerbaar is, zei hij. Dit betekent dat je in de dialoog je onzekerheid en ego opzij moet kunnen zetten. Om de angst voor de dialoog weg te nemen kun je volgens hem beter spreken van marktverkenning, om het gesprek tussen inkoop en verkoop te ontdoen van de juridische lading rond het begrip marktconsultatie.

Walter ziet precies dit punt, het wegnemen van de angst rond marktconsultatie, als zijn voornaamste taak. Beide kanten vinden het een goed idee, zei hij, maar ze zien er vaak vanaf vanwege eventueel juridisch getouwtrek. Volgens Walter moeten inkopers zich standaard de vraag stellen of ze marktconsultatie willen doen. Het wordt pas een probleem als de marktconsultatie gebruikt wordt om precies die oplossing aan te besteden die één van de inschrijvende partijen adviseert.

Nuttig voor expertise, maar ook voor commodity?
Vanuit de zaal klinkt het bezwaar dat marktconsultatie inderdaad nuttig is bij innovatieve en schaarse goederen en diensten, maar niet in de uitzendbranche, niet bij commodities. Maar het panel pareert de tegenwerping met het argument dat commodities ook schaars kunnen zijn en dat je bij aanbestedingen in deze sector ook uiterst kritisch moet zijn. Volgens Ludo zijn inkopers van commodities vaak niet op de hoogte van ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het vlak van duurzaamheid, social return of innovatie, en de voordelen voor hen. Gerben voegde toe dat bij commodities niet alleen het product telt, maar ook het proces eromheen en de keten.
Gezamenlijke doelen?
Rick vroeg of aanbestedende partijen wel voldoende weten wat hun doelstellingen zijn. En weten verkopers voldoende wat hún doelstellingen zijn? Veel verkopers zeggen het te doen in het belang van de klant. Maar het echte doel van verkoop is vaak winstmaximalisatie. Klopt, zei Dennis, maar niet het enige doel. Het is volgens hem zinloos als je in het contract niet dezelfde doelen nastreeft. Dat breekt je op termijn op. Hoge klanttevredenheid leidt tot veel betere contracten.

Ludo merkte tot slot op dat inkopers én verkopers vaak het waarom vergeten. Het contract moet verlengd worden, maar waarom? Door als inschrijvende partij te vragen naar het waarom van een aanbesteding kun je een beter idee krijgen van wat de inkoper nodig heeft. Alexander raadt verkopers aan om niet te wachten tot een inkoper de gewenste vraag stelt, maar om zelf het initiatief te nemen door het antwoord al te geven. Walter haakt hier op in met zijn stelling: "Liever een regel overtreden vanuit overtuiging dan regels volgen en daarna de boel belazeren."

De discussie bij Van Benthem & Keulen en de stellingen van de panelleden leverden voldoende stof op om bij de borrel over na te praten. Dat zal zeker bijdragen aan het thema van de volgende Shared Expertise Meeting, op 24 april 2018, waarvoor deelnemers het onderwerp mogen bepalen.



5e Shared Expertise Meeting
'Wat inkoop van verkoop kan leren en andersom'

In navolging op de eerder succesvolle Shared Expertise Meetings gaat Tender People in samenwerking met Cinfield op 14 november 2017 wederom een bijeenkomst organiseren rondom het hoofdthema: ‘Wat inkoop van verkoop kan leren en andersom’. Het dagthema van deze editie is ‘naar beter geïnformeerde contracten door permanente marktverkenning’.

Doel
Doel van de dag is om begrip te krijgen over marktverkenning. Wat dit voor zowel in- als verkoop betekent en hoe ze elkaar verder kunnen helpen in elkaars ontwikkeling. Met prikkelende verhalen van 2 a 3 sprekers (a 20 min) en aansluitend discussie (decentraal) middels stellingen in 8-10 groepen.

Kennispartner



Praktische informatie:

Wat:  

Shared Expertise Meeting 5 (SEM5)

Dagthema:

Naar beter geïnformeerde contracten door permanente marktverkenning

Locatie: 

Nader te bepalen

Wanneer:

Dinsdag 14 november 2017



Kees Koopmans versterkt Tender People

Vanaf 1 september is Kees Koopmans partner bij Tender People. Kees was werkzaam voor DPA Supply Chain en KLM. Nadat hij een periode als zelfstandig adviseur heeft gewerkt, sluit hij zich nu aan bij het team van Tender People.

Ludo Huisman (dir. Tender People) en Kees Koopmans waren reeds collega's van het eerste uur bij hun toenmalige werkgever Conink Consultants. Ondanks dat zij tussendoor ieder hun eigen weg bewandelden, kruisten hun paden regelmatig. Nu deze wegen elkaar steeds vaker overlappen, hebben zij besloten de weg samen verder te bewandelen. Vanaf 1 september 2016 worden zij gezamenlijk verantwoordelijk voor de dienstverlening van Tender People.

Kees: "Het belangrijkste herin is dat onze kernwaarden "Betrouwbaarheid" en "No-nonsense" bij beiden diep geworteld zijn." Dankzij het samengaan wordt de basis in het Europees aanbesteden en contractmanagement verder verstevigd. Ludo: "Met de komst van Kees zijn we nog beter in staat invulling te geven aan de aantrekkende klantvragen en invulling te geven aan onze ambitie om ons te onderscheiden op kwaliteit en kennisdeling."


Contact

Drempelwaarden 2016-2017

Drempelwaarden overheidsopdrachten en speciale sectoren 2016-2017:

Centrale Overheid

Decentrale Overheid

Speciale sectoren

Werken

€ 5.225.000

€ 5.225.000

€ 5.225.000

Leveringen

€ 135.000

€ 209.000

€ 418.000

Diensten

€ 135.000

€ 209.000

€ 418.000

Voor overheidsopdrachten op het gebied van onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en telecommunicatiediensten, voor diensten vallend onder bijlage 2B en voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde diensten die verband houden met werken (artikel 8b van richtlijn 2004/18/EG) geldt een drempelwaarde van € 209.000.

Voor prijsvragen algemeen (artikel 67) geldt voor decentrale overheden een drempelwaarde van € 209.000 en voor centrale overheden een drempelwaarde van € 135.000.

Voor concessie voor openbare werken (artikel 56) en voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde werken (artikel 8a) geldt een drempelwaarde van € 5.225.000.

Voor de opdracht op het gebied van defensie- en veiligheid gelden dezelfde drempelwaarden als voor speciale sectoren.