Menig aanbesteder huurt extern personeel in via een daarvoor ingesteld Dynamisch Aankoopsysteem (hierna DAS), de vervanger van de eerder marktplaats. Fluitje van een cent: je stelt die DAS in, daarna zet je tijdelijke vacatures uit en je selecteert de beste kandidaat. Daar kan niets aan verkeerd gaan, toch? Let op aanbesteder! Dit is ook gewoon een aanbestedingsprocedure die met de nodige waarborgen omkleed is, dus zorgvuldigheid is geboden. Dit blijkt ook uit het recente advies #704 van de Commissie van Aanbestedingsexperts.
DAS-uitvraag
Een ondernemer heeft een kandidaat aangeboden voor de functie van juridisch adviseur bezwaar en beroep. Na een goede schriftelijke beoordeling en daarna een interview geeft de aanbesteder aan de kandidaat in te willen huren onder de voorwaarde dat het tarief naar beneden wordt bijgesteld. De ondernemer past het tarief aan, maar niet genoeg voor de aanbesteder. Uiteindelijk komt de ondernemer erachter dat de kandidaat tóch door de aanbesteder is ingehuurd, maar via een van de lopende raamovereenkomsten die de aanbesteder naast de DAS heeft. De ondernemer maakt schriftelijk bezwaar tegen de gang van zaken en de uiteindelijke intrekking van de gunningsbeslissing. De zaak wordt uiteindelijk uitgebreid voorgelegd aan de CvAE.
Gewoon een Europese procedure
De CvAE stelt dat de aanbesteder, door over de prijs te gaan onderhandelen terwijl de beoordeling van de prijs al afgerond was, in strijd heeft gehandeld met de beginselen van gelijke behandeling en transparantie. Daarnaast is de aanbesteder volgens de CvAE verplicht om de gunningsbeslissing te motiveren zoals gesteld in artikel 2.130 Aw 2012. De DAS is een Europese-niet openbare procedure dus dit artikel is ook van toepassing op de DAS. Dat betekent dat in de gunningsbeslissing van een DAS-uitvraag alle relevante redenen voor gunning moet bevatten. Ook dient de naam van de winnaar vermeld te worden, zijn kenmerken en relatieve voordelen benoemd en ook de opschortende termijn vermeld. In dit geval had de aanbesteder slechts marginale informatie gegeven.
Volledige gunningsbeslissing nodig
Het niet-compleet zijn van de gunningsbeslissing bij een DAS-uitvraag heeft volgens de CvAE in principe dezelfde gevolgen als elke andere Europese aanbestedingsprocedure: de opschortende termijn begint nog niet te lopen. Dit geldt alleen als in de specifieke DAS-uitvraag een bezwaartermijn van toepassing is verklaard, want dat is in principe niet verplicht (wél aan te raden!). De CvAE is daarbij wél van mening dat dit gevolg beperkt moet blijven voor het geval waarbij de aanbesteder in het geheel redenen voor het besluit in de gunningsbeslissing vermeld.
Gelijke behandeling en transparantie
Tenslotte is ‘practice what you preach’– zoals in elke andere aanbestedingsprocedure – ook bij een DAS-uitvraag van belang. Door uiteindelijk twee kandidaten te selecteren, in afwijking van in de stukken genoemde enkele kandidaat, handelde de aanbesteder in strijd met de beginselen van gelijke behandeling en transparantie.
Geen echte beoordeling handelswijze
Over de klachten die zagen op de opmerkelijke handelswijze van de aanbesteder kon de CvAE op basis van de overlegde informatie moeilijk een oordeel vellen. De klacht dat de ondernemer eigenlijk was afgewezen op de oneigenlijk grond van mislukte prijsonderhandeling werd ongegrond verklaard, omdat de CvAE dit niet kon afleiden uit de aan haar overlegde stukken. Zo ook de klacht over het onrechtmatig inzetten van de bij de DAS-uitvraag aangeboden kandidaat via een bestaande raamovereenkomst.
Een ‘simpele’ DAS-uitvraag niet onderschatten
Wat ons betreft verdient de handelswijze van de aanbesteder geen schoonheidsprijs. Het lijkt erop dat de aanbesteder lopende de aanbestedingsprocedure gebreken op een oneigenlijke wijze heeft proberen te herstellen en daarbij het karakter van een DAS-uitvraag als een Europese aanbestedingsprocedure enorm heeft onderschat. Net als voor iedere andere Europese aanbestedingsprocedure geldt ook voor een DAS-uitvraag dat een goed begin het halve werk is. Denk in de voorbereiding goed na over wát er precies moet worden aanbesteed. Aanbesteders dienen er rekening mee te houden dat ook bij een DAS-uitvraag zorgvuldig moet worden uitgedacht wát er precies nodig is. Daarna is het aan de adviseurs om de procedure te begeleiden als ware het een gemiddelde Europese aanbestedingsprocedure, waarbij transparantie en het beginsel van gelijke behandeling zeker niet in het gedrang mogen komen. Daarbij pleiten we ervoor om het ook niet moeilijker te maken als het is. Het gaat erom: behandel inschrijvers, ongeacht welke procedure van toepassing is, zoals je zelf ook graag behandeld zou willen worden als je een inschrijver zou zijn.
