Het is mogelijk dat je als aanbesteder een fout ontdekt in je aanbestedingsstukken. Sommige fouten kun je tijdens de procedure herstellen, maar dat geldt niet voor alle fouten. Zo blijkt uit een recente aanbesteding van de gemeente Hilversum. In dit geval ging het om een Europese aanbesteding voor Locatiebeheer Oekraïne Opvang. Volgens een van de inschrijvers is sprake van één of meer fundamentele gebreken in de procedure en vordert om die reden dat de gemeente moet heraanbesteden.
De voorzieningenrechter in Utrecht mocht zich buigen over de zaak en heeft op 20 maart 2026 een vonnis gewezen. De vraag die hierin centraal stond was of de gemeente de – volgens haar – foutieve prijsformule achteraf mocht aanpassen. Het oordeel van de voorzieningenrechter luidt ontkennend en wordt toegelicht waarom.
De prijsformule
In de aanbestedingsleidraad is opgenomen dat het maximum te behalen punten wordt toegekend aan de inschrijving met het laagste all-in tarief exclusief btw. De overige inschrijvers krijgen punten, gerelateerd aan de laagst ingediende inschrijvingsprijs. Het aantal te behalen punten wordt volgens aanbestedingsleidraad volgens deze formule berekend:
Als de formule leidt tot een negatieve score, zal deze volgens de aanbestedingsleidraad op 0 gesteld worden.
In de gunningsbeslissing van 11 november 2025 heeft de gemeente medegedeeld dat de prijsformule in de aanbestedingsleidraad een fout bevatte. De formule uit de aanbestedingsleidraad leidt tot enkel negatieve scores, behalve voor de inschrijver met de laagste inschrijvingsprijs. Alle andere inschrijvers zouden op basis van de aanbestedingsleidraad een score 0 krijgen. Om die reden heeft de gemeente een andere formule toegepast bij het berekenen van de punten van alle inschrijvers. Die formule luidt: score = maximaal aantal punten * (laagste inschrijfprijs/ inschrijfprijs). De teller en noemer zijn omgedraaid en de “1” is weggelaten.
Het oordeel van de voorzieningenrechter
Volgens de voorzieningenrechter kan niet worden uitgesloten dat potentiële gegadigden zich niet hebben ingeschreven vanwege de gepubliceerde prijsformule. De prijsformule zou voor hen leiden tot een negatieve score en dus tot 0 punten. De potentiële gegadigden hoefden er geen rekening mee te houden dat de prijsformule een fout bevatte. Er was dus geen sprake van een kennelijke fout. De handelwijze van de gemeente is in strijd met het transparantiebeginsel, aldus de voorzieningenrechter. De gemeente heeft niet gehandeld op de wijze die zij vooraf heeft bepaald in de aanbestedingsstukken. Voor inschrijvers was dit vooraf niet inzichtelijk, niet te controleren en dus niet transparant.
Dat er niet eerder is geklaagd over de (foutieve) prijsformule maakt volgens de voorzieningenrechter geen verschil. Het is aan de aanbesteder om ervoor te zorgen dat de aanbestedingsstukken geen fouten bevatten en dat de aanbestedingsprocedure correct verloopt.
De conclusie van de voorzieningenrechter is dat de aanbestedingsprocedure fundamenteel gebrekkig is. De vordering tot heraanbesteden is toegewezen.
Advies aan aanbesteders
Wees altijd zorgvuldig bij het opstellen van de aanbestedingsstukken en reken je prijsformule vooraf door. Als aanbesteder draag je de verantwoordelijkheid voor de inhoud van de aanbestedingsstukken en het waarborgen van een correcte aanbestedingsprocedure. De aanbestedingsstukken zijn leidend. Staat er onverhoopt een fout in de aanbestedingsstukken? Toets dan zo snel mogelijk of dit hersteld kan worden binnen de kaders van het aanbestedingsrecht. Kennelijke fouten of vergissingen kunnen worden hersteld. Gaat het om een meer wezenlijke fout, dan moet je als aanbesteder onderzoeken of er mogelijkheden zijn om wijzigingen door te voeren, zonder de aanbesteding wezenlijk te wijzigen. Bij twijfel is het raadzaam om juridisch advies in te winnen.
